Как правильно организовать оплату командировки сотрудника

• при условии фиксированного оклада — с доплатой в размере одной дневной ставки, если работник отработал в пределах месячной нормы, или двойной дневной ставки, если работа была выполнена сверх месячной нормы труда.

Эти условия прописаны в статье 153 Трудового кодекса Российской Федерации. Также такое же мнение выражает Минтруд России (письмо №14-2-337 от 25.12.2013 г.). Если день не отработан полностью, а частично, оплата повышенной ставки производится только за фактически отработанные часы (часть 3 статьи 153 ТК РФ). Неполные часы округляются согласно правилам арифметики или в пользу работника. В первом случае каждые 30 и более отработанных минут округляются до полного часа, во втором — даже 10-15 минут считаются как полный час.

Кадровый вопрос №1: Включается ли оплата выходного дня в командировке, когда сотрудник отдыхает от работы и не выполняет служебных обязанностей?
Оплата выходного дня в командировке, когда сотрудник отдыхает и не выполняет порученные работодателем задачи, осуществляется в специфическом порядке. Среднего заработка за эту дату не выплачивают, поскольку трудовые обязанности не исполняются. Однако необходимо выплачивать суточные в выходные дни в командировке, а также расходы на аренду жилого помещения, поскольку сотрудник находится вне места постоянного проживания. Узнайте в Системе Кадры: Как оплачиваются дни болезни во время командировки >>>

Кадровый вопрос №2: Как оплачиваются дни командировки, проведенные в пути и пришедшиеся на выходной день?
Дни выезда в командировку и возвращения из нее оплачиваются как отработанные. Если вместо отдыха сотрудник провел выходной день в пути, оплатите его повышенной ставкой или предоставьте отгул. Доплата производится только за фактически отработанные часы, то есть за время, потраченное на дорогу (включая время до вокзала или аэропорта). Читайте в журнале «Кадровое дело»: Отгул за работу в выходной. Как заполнить табель и когда отдых заменить деньгами >>>

Для того чтобы избежать претензий Государственной инспекции труда к работодателю, всякий раз, когда требуется привлечение сотрудника к работе в выходной день, включая командировку, необходимо правильно оформлять все документы: письменное согласие, приказы о привлечении к работе в выходной и предоставление отгула.

Скачайте подборку документов для привлечения к работе в выходной:

Как производится расчет командировочных — затраты на выездную работу и оплата труда. Особенности выплаты денежных компенсаций за командировки. Кто не подлежит направлению в командировку?

Как правильно организовать оплату командировки сотрудника

Для некоторых сотрудников командировки являются неотъемлемой частью их трудовой деятельности. Выезды в другие города, регионы и страны необходимы для эффективного участия в производственных процессах. Командировки могут быть вызваны необходимостью участия в деловых встречах, обмене опытом, заключении сделок и т.д. Как только руководство фирмы принимает решение о направлении кого-либо из сотрудников в командировку, отдел бухгалтерии сталкивается с рядом вопросов, включая правила её оформления, расчёта и учёта. В этой статье мы подробно рассмотрим аспекты служебных командировок, включая порядок их оформления и финансовое обеспечение. Нужно ли компенсировать сотруднику затраты на прогул во время командировки? К слову, быстро определить размер возмещения командировочных поможет наш специализированный калькулятор.

Что подразумевается под служебной командировкой

Понятие служебной командировки весьма просто: это выезд сотрудника по распоряжению руководства в другие населённые пункты для выполнения определённых задач в строго определённый срок. В это время работник сохраняет своё рабочее место и среднюю зарплату. Кроме того, организация обязана возмещать все расходы, связанные с командировкой. Какие документы подтверждают затраты на проезд по электронному билету?

Кого можно направить в командировку, а кого нельзя

Приказом руководства в командировку

1. В первую очередь необходимо определить количество рабочих дней, которые были фактически отработаны сотрудником в расчетный период. Для работников с длительным стажем (более года) расчетный период составляет 12 месяцев до начала командировки. В случае, если стаж меньше года, учитывается время работы с момента трудоустройства. Важно помнить, что при расчете командировочных следует учитывать только рабочие дни, исключая календарные дни, такие как отпуск или больничный. Также необходимо исключить временной период, проведенный в предыдущих командировках, отпусках и т.п.
2. Вторым этапом является определение среднего заработка за расчетный период. В расчет включаются все выплаты по системе оплаты труда, исключая социальную и материальную помощь, отпускные и больничные. В случае изменения тарифов или окладов в период командировки, необходимо проиндексировать средний заработок для корректного расчета командировочных.
3. Третьим шагом будет вычисление средней заработной платы за день и итоговой суммы командировочных. Для этого необходимо разделить средний заработок за расчетный период на количество отработанных рабочих дней в этом периоде. Полученное значение умножается на количество дней, проведенных в командировке. Полученная сумма является размером командировочных.

Важно учитывать, что командировочные подлежат налогообложению по НДФЛ.

Исключения могут быть в случае, если суточные не превышают 700 рублей внутри страны и 2500 рублей за ее пределами.

Особенности выплаты командировочных

Иногда для расчета командировочных бухгалтерии предприятия приходится использовать дополнительные методы начисления. Рассмотрим их подробнее.

• Доплата до среднего оклада. Иногда расчетная сумма командировочных значительно меньше той, что получал бы сотрудник на своем основном месте работы. В таких случаях руководство предприятия может разрешить бухгалтерии доплатить сотруднику командировочные до фактического уровня его заработной платы.
• Выходные в командировке. Если командировка длится несколько недель и включает выходные дни, то оплата этих дней производится только в случае фактической работы сотрудника. В соответствии с трудовым кодексом РФ за работу в выходные полагается не менее двойной тариф, если не предоставлены дни отгула.
• Возможность работы по совместительству встречается довольно часто. Это когда сотрудник начинает свою работу как совместитель, а затем переходит на штатное положение в предприятии. При таком сценарии необходимо учитывать средний заработок сотрудника за предыдущий календарный год, включая период его работы по совместительству. Естественно, что в этом случае размер среднего заработка будет ниже, но существуют законные методы, позволяющие увеличить его в пользу сотрудника. Один из них заключается в том, чтобы установить в коллективном договоре компании, что расчетный период для определения заработной платы включает в себя время с начала работы сотрудника на штатной основе. Второй метод состоит в своевременном завершении работы по совместительству и переходе на штатную должность в организации.

Из представленных данных становится ясно, что расчет компенсаций за командировки имеет свои тонкости и особенности. Для точного выполнения расчетов в соответствии с российским законодательством, не нарушая права сотрудников, важно учитывать все нюансы. Опытный и квалифицированный бухгалтер всегда внимательно изучает все изменения в Трудовом кодексе РФ в этой части, чтобы избежать ошибок и защитить интересы как работников, так и организации.

Когда выплачиваются командировочные: правила и сроки выплат

Многих сотрудников интересует оплата труда во время командировок. В этой статье мы отвечаем на наиболее распространенные вопросы, которые возникают у командированных.

Как рассчитывается средний заработок

В период командировки работодатель обязан выплачивать сотруднику средний заработок (согласно статье 167 ТК РФ). Средний заработок может отличаться от оклада. Подробные расчеты представлены в Постановлении № 922.

Средний заработок = средний дневной заработок × количество рабочих дней в командировке

Сначала необходимо рассчитать средний дневной заработок.

Средний дневной заработок зависит от двух факторов:

1) количество отработанных дней сотрудником до командировки (за последние 12 календарных месяцев)

2) фактическая заработная плата за этот период (фактически начисленная зарплата).

Как определяется расчетный период:

• Если сотрудник работает в компании более года, расчетный период составляет последние 12 календарных месяцев до месяца командировки.
• Если сотрудник работает менее 12 месяцев, расчетный период начинается с даты выхода на работу и заканчивается последним числом месяца перед месяцем командировки.
• Если командировка начинается в первый месяц работы, расчетный период начинается с дня выхода на работу и заканчивается накануне поездки.
• Если сотрудник не успел поработать хотя бы один день до командировки, для расчета среднего дневного заработка используется размер его оклада.

Теперь о фактически начисленной зарплате.

Под ней понимаются все выплаты, начисленные в расчетный период: зарплата, премии (не более одной в месяц/квартал), надбавки. Исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска

В соответствии с статьей 139 ТК РФ, работодатель имеет право устанавливать свой расчётный период при условии, что это отражено во внутренних документах компании. Однако важно учитывать, что использование такого периода не должно нанести ущерб сотруднику, то есть его заработок не должен быть ниже установленного законодательством минимума. Это требует двойных расчётов — по нормативам и по внутренним правилам компании — для обеспечения защиты интересов работника.

При почасовой оплате труда

Если работаете почасово, за единицу расчётов берётся средний часовой заработок. Расчётная сумма за период делится на количество отработанных часов.

Снижение заработка при командировке

Иногда при расчёте зарплаты за месяц, включающий командировку, возникает ситуация, когда сотрудник должен получить меньше обычного оклада. В таких случаях работодатель обязан доплатить до уровня обычной заработной платы. Эта возможность должна быть зафиксирована в трудовом договоре или во внутреннем документе компании, например, в положении о командировках.

Прямой начисления обычного оклада в месяце командировки не предусмотрено, так как это может привести к ситуации, когда оклад окажется ниже среднего заработка, что негативно сказывается на работнике. Поэтому важно всегда проводить расчёт среднего заработка и сравнивать его с окладом.

Оплата работы в выходные и праздничные дни во время командировки

Заработок за дни, когда командировка приходится на выходные или официальные праздники, необходимо начислять в двойном размере. В случае отказа от работы в такие дни оплата производится в обычном размере.

Доплата за работу в ночное время

Работа в ночное время возможна только при согласовании с работодателем и фиксации в приказе о командировке. Доплата за каждый час ночной работы должна составлять не менее 20% от среднего часового тарифа. Подробные условия оплаты должны быть прописаны во внутреннем нормативном акте компании.

Продление командировки

Дополнительные дни, проведённые в командировке, оплачиваются пропорционально среднему заработку за количество дней. Чтобы изменить сроки командировки, работодатель обязан выдать соответствующий приказ.

Выплата зарплаты за дни в командировке

Оплата за дни, проведённые в командировке, обычно выплачивается вместе с основной заработной платой или

Бухгалтерам приходится часто рассчитывать командировочные. Для облегчения этой задачи мы подготовили удобную инструкцию. В ней вы найдете информацию о том, как расчитать командировочные и учесть такие аспекты, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

1. Определение количества отработанных дней в расчетном периоде

Расчетный период составляет 12 календарных месяцев до месяца начала командировки, либо меньше, если сотрудник отработал в компании менее года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, исключая больничные, отпуска, время простоя и другие периоды (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Иванова Н. Н. работает с 15.03.2010, 10.04.2016 направлена в командировку на 7 дней.
Всего в расчетном периоде (с марта 2015 по февраль 2016) 240 рабочих дней. Были исключены следующие периоды: в июне на период больничного — 10 рабочих дней, в сентябре на период ежегодного отпуска — 15 рабочих дней.
Итак, 240 – 10 – 15 = 215 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты приведены с округлением до двух знаков после запятой.

2. Определение заработка за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, исключая больничные, отпускные, материальную помощь и прочие социальные выплаты (см. 2 и 3 Положения Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). О возможности учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки произошло повышение оклада (тарифной ставки), средний заработок для расчета командировочных необходимо индексировать (см. п. 16 Положения Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Начисление Сидоровой Н. Н. за все месяцы, кроме июня и сентября, составило 45 000 рублей, в июне — 28 500 рублей, в сентябре — 14 000 рублей. Итого за расчетный период: (45 000 рублей × 10 месяцев) + 28 500 рублей + 14

Если дни, когда работник находился в командировке, совпали с его выходными по графику, и он в эти дни не работал, оплата производится согласно правилам оплаты выходного дня, а не по среднему заработку. Если же работник был привлечен к работе или находился в пути в эти выходные дни, средний заработок за них не сохраняется, и оплата производится исключительно за фактически отработанное время.

Оплата выходных осуществляется не менее, чем в двойном размере или в одинарном размере с возможностью «отгулять» выходной в другой день (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере необходимо ориентироваться на используемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Расчет суточных

За каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за время нахождения в пути, включая вынужденные остановки, работник имеет право на выплату суточных (согласно п. 1 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Работник не обязан отчитываться по суточным (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных определяется организацией и фиксируется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (см. ст. 168 ТК РФ). Расходы на суточные учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от уплаты НДФЛ в рамках следующих лимитов: 700 рублей за каждый день командировки в пределах Российской Федерации и 2 500 рублей за границей.

Дополнительные рекомендации для бухгалтера:

• Расчет среднего заработка
• Начисление отпускных
• Начисление декретных

Экстерн: Для малого и среднего бизнеса — все возможности авторасчета и ведения учета с подсказками и рекомендациями.

Определение командировки

Командировка представляет собой поездку сотрудника организации в другие населенные пункты в целях выполнения служебных задач на определенный срок. Продолжительность устанавливается руководителем в зависимости от поставленных задач для сотрудника. В течение всей командировки рабочее место сотрудника сохраняется. В статьях 167 и 168 Трудового кодекса РФ закреплены все выплаты, предусмотренные для сотрудника при направлении его в командировку, и порядок их предоставления.

Что включает в себя выплата командировочных?

Обязательные выплаты на период командировки включают в себя:

• Суточные — денежные выплаты сотруднику для покрытия расходов во время командировки. Они выплачиваются в соответствии с приказом о командировании, подписанным руководителем. Размер суточных зависит от продолжительности командировки;
• Расходы на проживание, транспорт, питание, если организация не предоставляет их заблаговременно. Это не включает в себя суточные;
• Выплата заработной платы за каждый рабочий день в командировке.

В течение служебной поездки сотруднику выплачивается средний заработок. Он рассчитывается на основе фактически начисленной заработной платы за отработанный период в предыдущем году.

Также производится выплата денежных средств за все нерабочие дни, даже если в эти дни сотрудник добирался до места назначения.

Оплата отработанных дней осуществляется в ближайший день выплаты заработной платы. Также производятся другие выплаты, согласованные с руководителем и связанные с выполнением порученных обязанностей.

Размер суточных

Минимальные суммы суточных во время командировки зависят от места назначения: не менее 700 рублей в пределах России и 2500 рублей за рубежом. Метод выплаты (наличными или безналичным переводом) не имеет значения.

После возвращения работник обязан предоставить отчет в финансовый отдел, приложив соответствующие финансовые документы, а также составить авансовый отчет.

Расходы, которые не возмещаются

Не все расходы сотрудника возмещаются, включая:

• Затраты, не связанные со служебной необходимостью и совершенные по собственной инициативе;
• Суточные за однодневную командировку без ночевки не выплачиваются.

Время выплаты командировочных

Законодательство не устанавливает четких сроков для выплаты командировочных, но они должны быть выплачены до начала поездки в качестве аванса.

Денежные средства выдаются под подпись. Отсутствие своевременной выплаты влечет за собой обязанность компенсировать работнику.

Если работодатель не предоставляет средства перед поездкой, сотрудник имеет право отказаться от командировки.

Неисполнение обязанностей по своевременной выплате командировочных влечет за собой штрафы.

Сроки выплаты командировочных могут быть прописаны во внутренних документах предприятия.

* Информация в статье носит справочный характер и может не соответствовать мнению государственных органов и читателей. ООО «АэроТур» не несет ответственности за решения, принятые на основе этой информации.

Узнайте, как правильно выплачивать суточные и возмещать расходы на командировку, какие документы нужны для оформления оплаты, полагается ли доплата за выходные дни, проведенные вне дома.

• Общий порядок оплаты командировок
• Сроки выплаты командировочных
• Оплата командировок в нерабочие дни

Трудовой кодекс обязует работодателя компенсировать средний заработок и дополнительные расходы работника в командировке (ст. 167 ТК РФ). Подробности о расчете и формулы выплаты командировочных представлены в статье: Как рассчитать командировочные: пошаговый алгоритм >>>

Скачайте необходимые документы для оплаты командировок:

Приказ о выдаче денежных средств для командировки с отчетом (образец)Положение о командировках (образец)Приказ о направлении сотрудника в командировку (свободная форма, образец)Приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированная форма №Т-9, образец)

Общий порядок оплаты командировок

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель обязан сохранить средний заработок и возместить все связанные с поездкой расходы.

Как оплачиваются командировки:

• Расходы на транспорт (личный, служебный, общественный);
• Стоимость проживания в гостинице или арендованном жилье;
• Суточные в соответствии с локальными актами организации;
• другие расходы, совершаемые с письменного согласия или разрешения работодателя.

Общий порядок возмещения расходов на командировки согласно Трудовому кодексу РФ регламентирован в статье 168. Дополнительные пояснения о порядке оплаты командировочных различным категориям сотрудников — от директоров организаций до обычных работников — можно найти в письмах Роструда №164-6-1 от 04.03.2013 и Минтруда России №14-2-291 от 14.02.2013.

Сотрудникам федеральных государственных учреждений командировочные расходы возмещаются в соответствии с постановлением Правительства РФ №729 от 02.10.2002. Для них установлен максимальный размер суточных, в то время как коммерческие организации не ограничены законодательно в этом вопросе. Также необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Важно! Командировкой считается даже однодневная поездка, не включающая ночевку в месте назначения. Однако в этом случае изменяется порядок выплаты командировочных: суточные и компенсация стоимости проживания не выплачиваются. Однако проезд и расходы, непосредственно связанные с выполнением служебного задания, обязательно компенсируются на основании авансового отчета и проездных документов, предоставленных сотрудником. Подробнее читайте в статье: Однодневная командировка: как ее оформить и оплатить >>>

Сроки оплаты командировочных сотрудникам

Деньги на предстоящие расходы, связанные с поездкой, выдаются в виде аванса. В случае отступления работодателя от этого правила сотрудник имеет право отказаться от служебной поездки, поскольку не обязан финансировать ее за свой счет. За несвоевременную оплату дней командировки виновные должностные лица и организация в целом могут быть подвергнуты значительным штрафам. Конкретный срок выплаты командировочных, в отличие от отпускных, законом не установлен, но важно, чтобы деньги были выданы до начала поездки.

Внимание! Заработная плата в дни командировки (средний заработок) выплачивается в обычные сроки, установленные для выплаты заработной платы местными актами работодателя. Читайте также в журнале «Кадровое дело»: Минтруд разрешил выплачивать зарплату не по обычным правилам. Нужно ли изменять документы >>>

Скачайте документы, которые помогут вам разобраться в оплате дней в командировке:

Форма ОКУД 0504505. Авансовый отчет. Образец от экспертаФорма № АО-1. Авансовый отчет. Образец от экспертаЗаявление сотрудника о выдаче аванса под отчет на командировку. Скачать образецПриказ