Разрешение на получение сотрудниками товаров можно оформить двумя способами. Либо оформив его в отдельной форме, либо прописав необходимые положения в договоре с контрагентом.
Стандартизация полномочий в другой форме
В большинстве случаев полномочия оформляются в виде отдельного письменного документа, который затем передается представителю (см. образец полномочий на получение продукции). На практике это удобно. Дело в том, что такие документы не содержат конфиденциальной информации, и дилер всегда может предъявить документ третьей стороне (например, поставщику или отправителю).
Полномочия представителя включаются в договор с контрагентом
Если вы поручаете физическому лицу забрать товар от вашего имени со склада контрагента (поставщика), вам не нужно создавать отдельную форму доверенности. Достаточно точно указать договор поставки, по которому вам поручено забрать товар. С другой стороны, таким образом вы экономите деньги со всего аннуитета. Не нужно составлять еще один документ и заверять его у нотариуса. С другой стороны, есть и недостатки. Если вы решите отозвать доверенность, вам придется внести изменения в договор закупки.
Необходимо включить доверенность
В доверенности должна быть указана дата ее оформления. Без такой даты доверенность признается недействительной (абзац 2 пункта 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ). При этом срок действия доверенности может быть определен или не определен. Если в доверенности не указан срок действия, то она действительна в течение одного года с даты выдачи.
Фирменное наименование юридического лица должно быть указано и уточнено в доверенности без сокращений.
В тексте доверенности желательно хотя бы один раз определить каждую дату и термин, имеющие отношение к содержанию документа.
С 1 сентября 2013 года нет необходимости заверять доверенности печатью. Однако при наличии печатей целесообразно их использовать, чтобы избежать ненужных разночтений. Дело в том, что не проштампованная доверенность может вызвать вопросы у контрагентов, поскольку до 1 сентября 2013 года заверение доверенностей, выданных юридическими лицами, было обязательным. Контрагенты могут не знать об изменении законодательства.
Поставщики могут оспорить простые доверенности
Доверенное лицо на получение товара не обязательно должно быть нотариусом. Достаточно иметь руководителя или иное лицо, подпись которого наделена такими полномочиями в соответствии с вашим законодательством.
Однако с 1 июня 2015 года вступило в силу еще одно важное изменение в законодательстве. Если представитель предъявляет поставщику простую доверенность (не заверенную), поставщик может заявить, что доверенность вызывает подозрения. В этом случае поставщик имеет законное право не передавать товар вашему представителю до тех пор, пока вы не пришлете дополнительные доказательства его одобрения.
Чтобы избежать подобного развития событий, вы можете отправить поставщику еще одно письмо, в котором сообщите, кто именно приедет за вашим товаром.