Дубликаты выдаются отделом кадров предприятия. Если оригинал утерян работодателем, его восстанавливает отдел кадров той же организации. В случае утери самим сотрудником копия также делается на рабочем месте. Сложности возникают, если потеря произошла в период безработицы. В этом случае осуществляется розыск предыдущего работодателя (пункт 31 постановления). После подачи заявления новому руководителю документ переоформляется на сотрудника. Первая регистрация в связи с этим будет осуществляться по следующему месту работы.
Запрос на оформление
Работник составляет заявление на имя предыдущего руководителя о выдаче двойной трудовой книжки. Поскольку утвержденной формы заявления не существует, оно пишется в произвольной форме. В нем указываются данные заявителя и причина обращения.
Читайте также: как правильно заверять копии трудовых книжек
Приказ о выдаче.
Трудовой кодекс не требует оформлять приказ о выдаче копий трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Оно оформляется в соответствии с правилами, регулирующими ведомственные документы.
В приказе фиксируется причина выдачи. Запросы сотрудников и исполнителей — сотрудников кадровых служб.
Какие документы требуются
Восстановление документов требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровые работники часто не знают, как заполнить сведения о своем опыте работы, если он отсутствует. Пока книжка не утеряна, сотрудникам следует письменно уточнить стаж работы. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме, договоры, расчетные книжки — официальные доказательства периода работы. Все представленные доказательства должны быть проверены.
Подтверждение стажа требуется самому работнику, а работодатель обязан ему помочь — кадровая служба выясняет предыдущую работу или записи.
При отсутствии документов услуга подтверждается передачей свидетелей на хранение в суд (см. раздел «Правила, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года»). В агентство может быть направлено обращение в СА с просьбой предоставить информацию о виде деятельности за определенный период времени.
Алгоритм действий для сотрудников отдела кадров
Закон требует, чтобы сотрудники кадровых служб всегда имели этот вид инвентаря. В книге поступления и выбытия регистрируется заказ, количество бланков и дата заполнения. Правило 225 и Директива № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняются дубликаты трудовых книжек.
Шаг 1. Определите, кто будет выдавать дубликаты трудовых книжек.
Лицо, выдающее дубликат трудовой книжки, зависит от конкретной ситуации. Дубликаты этого документа выдаются в трех случаях, утвержденных постановлением Минтруда от 19. 05. 2021 г., процедуры 27, 30 и 31. В трудовой книжке была сделана запись или она была перенесена на другую позицию, а затем аннулирована.
В первых двух случаях копии выдаются работодателем по последнему месту работы.
Объясните, что если сотрудник потерял или уничтожил свою трудовую книжку в период, когда он не работал в вашей компании, и просит выдать ему дубликат, он должен обратиться за дубликатом по последнему месту работы. Это означает, что он должен сделать последнюю запись в трудовой книжке и обратиться к работодателю, который запросил копию. Она должна быть выдана в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления.
Роструд рекомендует запрашивать у работника сведения о новом СТД-Р или СТД-ПФР, письмо № ПГ/30991-6-1 от 20. 10. 2021 г. Проставление на заявлении отметки о том, что работник выбрал формат трудовой книжки информация о выборе работником формата трудовой книжки. В третьем случае дубликат был выдан компанией, а запись в трудовой книжке была сделана неверно или аннулирована. Все записи передаются в виде трудовых книжек, за исключением тех, которые признаны недействительными. На дубликате отсутствует подпись ответственного лица и печать с места работы.
Как сделать копии в случае массовой утери трудовых книжек
При массовой утрате в результате чрезвычайной ситуации восстановить трудовую книжку обычным способом не представляется возможным. В этом случае трудовую книжку работника восстанавливает специальная комиссия, пункт 1 статьи 31 Приказа № 320Н. 320N.
Для этого используются справки СТД-Р и СТД-ПФР. Если сведений из справок недостаточно или они отсутствуют, вызываются два или более свидетелей, которые могут подтвердить трудовую деятельность сотрудника, книжка которого была утеряна. По результатам работы комиссии составляется закон, в котором указывается период работы, место и продолжительность стажа сотрудника. В соответствии с законом работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Шаг 2: Заполните лист приложения
Для выдачи дубликата используйте прежнюю форму, утвержденную постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225. 225 от 16. 04. 2003 г. Все имеющиеся в наличии бланки можно использовать после 1 января 2023 года. Это можно использовать с письма 14/V-1049 Министерства труда от 01. 09. 2021.
На первой странице в правом верхнем углу написано «Дубликат». В новом приказе была допущена техническая ошибка при включении не того пункта, на основании правил выдаются дубликаты вместо элементов, повреждающих труд. 31 320Н Порядка № Если трудовая книжка больше не пригодна, необходимо принять меры в соответствии с пунктом 27 Порядка №. 320N, документ от 28. 05. 2021 № 14-6/OOG-9180 Министерства труда.
Модели для тиражирования и дополнения корешка трудовой книжки.
Дубликат» пишут в случае утери, изменения или случайного делегирования трудовой книжки, а также в случае массовой утраты. В оригинале, «взамен выданного дубликата», сделайте запись о порядке и номере нового документа.
На титульном листе дубликата перечислите данные сотрудника, который не спит в указанную дату в соответствии с пунктом 28 Порядка № 320Н. 320N.
В примере Малышева обратилась за дубликатом после утери трудовой книжки и смены фамилии на «Глебова». Фамилия «Глебова» указана на двойной типографской обложке.
С 1 сентября 2021 года в графе «Образование» пишите «Продвинутый специалист», если сотрудник не получил ученую степень или степень магистра.
В графе «Профессия, специализация» укажите специализацию или направление подготовки в соответствии с дипломом. Здесь не нужно указывать звание или должность. Добавьте на обложку только восемь новых пунктов об образовании, профессии, специализации и процедуре. 320N.
Ниже укажите фактическую дату окончания обучения по диплому. Затем попросите сотрудника ознакомиться с записью и подписать ее. Поставьте подписи ниже.
Шаг 3: Внесите информацию о работе
Прежде чем восстанавливать даты службы, подсчитайте общую продолжительность службы до того, как сотрудник будет интегрирован в компанию. Текущий стаж больше не требуется. Пункт 29 шага № 320N.
Рассчитайте продолжительность стажа на основании документов, запрошенных работником у предыдущего работодателя, государственных или муниципальных документов. Также вы можете предоставить информацию о трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-ПФР. Если трудовая книжка должна быть восстановлена до первоначальной, то рассчитывается продолжительность трудового стажа. В графе 3 следует указать только общее количество лет, месяцев и рабочих дней. Графы 1, 2 и 4 оставьте пустыми.
Далее запишите продолжительность работы для отдельных периодов работы на основании документации. Если трудовая книжка не используется, дублирующие записи расшифровываются по оригиналу.
Как оформить дубликат трудовой книжки
В графе 2 указывается дата приема на работу в графе 3. Указывается наименование, структурное подразделение и должность на предприятии, где работал сотрудник. Зарегистрируйте, если сотрудник перешел к тому же работодателю. В графе 4 указывается наименование и реквизиты документа, зарегистрированного в двух экземплярах. Затем по аналогии в следующей строке зарегистрируйте увольнение.
Если информация отсутствует, укажите только то, что известно из имеющихся документов. 320 Н. Просто заверьте регистрацию приема сотрудника на работу в компанию.
Шаг 4: Заполните информацию о наградах.
Дублируйте сведения о наградах только в отношении тех наград, которые сотрудник имел в вашей компании. Приказ № «з» п. 28 320Н. Вам не нужно переносить информацию о награде из другой компании, если сотрудник представит подтверждающие документы.
Как только дубликат будет выдан в полном объеме, информация об этом будет опубликована на бланке регистрации и вставлена в них.