Гарантийное письмо — это документ, в котором один из участников сделки подтверждает свое намерение оплатить (в ближайшее время) полученные им товары или услуги. Проще говоря, такое письмо — это способ выполнения финансовых обязательств. Он не самый надежный, но популярный и очень эффективный.
В каком случае следует писать?
Самый распространенный сценарий: бизнесмену срочно нужно купить партию нового товара или воспользоваться услугой, но финансовое положение не позволяет произвести немедленную оплату. Нет проблем — он может попросить контрагента об отсрочке. Если тот соглашается, бизнесмен просто пишет за него гарантийное письмо. Это обычная практика, когда обе стороны давно и хорошо работают вместе (а значит, уверены в порядочности друг друга).
Очень часто в ответ на гарантийное письмо приходит письмо-обращение. Например, вы заказали у продавца (подрядчика) товары или услуги, но возникли проблемы с оплатой. Разумеется, продавец направляет претензию с требованием оплатить товар в кратчайшие сроки. Неприятная ситуация. Но что делать, если вы не можете отдать деньги сейчас? Правильно, написать гарантийное письмо. Даже если контрагент предпочитает живые деньги из каждого сообщения, он наверняка обрадуется такому письму (или хотя бы не сразу потащит вас в суд).
Что писать в тексте?
Текст письма обычно состоит из четырех коротких частей.
В тексте могут быть использованы следующие стандартные формулировки и вводные фразы.
ВАЖНЫЙ ПОИНТ: Если вы являетесь руководителем компании (т.е. полноценным юридическим лицом), предпочтительно, чтобы гарантийное письмо было подписано вашим руководителем. Если вы являетесь самостоятельным предприятием, ставьте только свою подпись.
Советы и рекомендации
При написании и составлении письма об оплате учитывайте ряд рекомендаций.
На вопросах, связанных с ответственностью за нарушение условий оплаты, следует остановиться подробнее. По сути, гарантийные письма — это счета-фактуры. Следовательно, в них должна быть указана (хотя бы теоретически) ответственность за неплатежи и задержки. Для этого в них отдельной строкой прописывается процесс накопления «пени» за каждый день просрочки.
Однако этот пункт не всегда используется. Менеджеры могут нечаянно (не обязательно) специально (потому что не хотят добровольно увеличивать груз ответственности) или нечаянно (не обязательно) забыть это сделать. Другая часть верит в порядочность предпринимателя и не хочет омрачать сотрудничество добросовестными предписаниями о процентах, штрафах и прочих «процентных знаках». Необходимо понять две вещи.
Более того, без положений приказа о расчете неустойки даже эти 0,3 % просто не возьмут — вторая часть заключается в том, что вам придется обращаться в суд и долго доказывать, что данный случай подпадает под дополнительные положения. Платежи за пользование отчужденными средствами.
Одним словом, если вы не написали, но получили гарантийное письмо об оплате, срочно готовьте образец контрагентам, включая пункт о возврате долга (см. образец ниже). Если вы пишете письмо сами, постарайтесь деликатно пропустить это место. Это не совсем правильно с точки зрения бизнеса, но зачем вам лишние (но маловероятные) проблемы?