Пример Письма о Недопоставке Товара и Рекомендации для Поставщиков

Подача претензии поставщику — первый шаг для разрешения проблем, возникших из-за неисполнения условий договора поставки. Чаще всего после этого следует судебное разбирательство, где претензия играет ключевую роль. Самостоятельное составление таких документов может затянуть процесс, а иногда и не привести к желаемому результату.

Правильно оформленная претензия значительно увеличивает вероятность урегулирования спора без обращения в суд. Юристы Правовед.ru готовы помочь вам в онлайн-режиме, обеспечив максимальное соответствие документа требованиям закона и экономя ваше время.

Посмотрите на пример документа перед обращением к нам!

Выберите юриста с лучшими условиями и начните работу прямо сейчас!

Наши юристы ответят вам в течение 10-15 минут с предложениями и ценами.

Опишите документ, который вам нужен. Это бесплатно и займет всего несколько минут.

3 причины
обратиться к нам

Предъявление претензии поставщику: правила и основания

Согласно ст. 518 Гражданского кодекса РФ, покупатель по договору поставки имеет право требовать от поставщика:

• снижения цены товара из-за выявленных недостатков;
• устранения недостатков за счет поставщика;
• возмещения расходов на устранение недостатков.

Полный возврат или обмен товара возможен только в случае неустранимых недостатков.

Для защиты своих прав покупатель обязан направить поставщику письменную претензию с описанием выявленных недостатков и требованиями.

Как написать претензию

Претензия должна быть составлена в письменной форме, с соблюдением всех требований закона. Важно указать:

• суть претензии;
• ссылку на первоначальный договор;
• основание требований и приложить документы, подтверждающие их обоснованность.

Необходимо также указать сроки, в которые поставщик должен ответить на претензию и устранить недостатки.

Сроки направления претензии

Закон не определяет конкретный срок для направления претензии, но требует, чтобы это было сделано в разумные сроки. Это время должно быть достаточным для обоснованной проверки недостатков и подготовки документа.

Последствия невыполнения требований претензии

Согласно статье 520 Гражданского кодекса Российской Федерации, если поставщик не исполняет предъявленные в претензии требования, покупатель имеет право самостоятельно приобрести аналогичный товар у других лиц и потом возложить все свои затраты на поставщика.

Другими словами, покупатель может приобрести товар высокого качества в другом месте, выставив поставщику счёт на полную сумму покупки. Отказ от оплаты такого счёта является основанием для обращения в суд с требованием о возмещении понесённых расходов.

Покупатель вправе обратиться в суд уже до приобретения товара, например, в случае отказа поставщика от выполнения его требований о замене поставленного товара, возмещении или снижении покупной цены.

Пример Письма о Недопоставке Товара и Рекомендации для Поставщиков

Как поступать при недопоставке товара: рекомендации для покупателя

Недопоставка товара – это нарушение поставщиком условий поставки относительно количества или наименований товара.

Важно различать недопоставку от: непоставки товара, задержки поставки, нарушения условий о комплектности и ассортименте, так как в каждом случае последствия нарушения различны.

Недопоставка товара по договору поставки – права покупателя и ответственность поставщика за недопоставку

В случае недопоставки товара покупатель имеет право на одно из следующих требований:

• требовать поставки недостающего товара, если товар поставляется периодически и поставка такого же товара запланирована на будущий период (п.1 ст.511 ГК РФ);
• требовать возмещения разумных и обоснованных расходов на приобретение недостающего товара у другого поставщика (ст. 520 ГК РФ). Предполагается, что расходы, понесенные покупателем в соответствии с данным правилом, считаются разумными и необходимыми. Это означает, что доказывать неразумность таких расходов в суде должен поставщик, что значительно облегчает процесс взыскания расходов, понесенных покупателем;
• отказаться от исполнения договора и потребовать возврата предоплаты, если недопоставка является существенным нарушением и покупатель значительно лишается того, на что мог рассчитывать (подп. 2 п. 2 ст. 450 ГК РФ).

Кроме того, покупатель в любом случае имеет право требовать одновременно:

• возмещения убытков при недопоставке (ст. 393 ГК РФ);
• в случае предоплаты за товар – взыскания процентов за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ, п. 4 ст. 487 ГК РФ, п. 13 Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 08.10.1998 № 13/14);
• взыскания неустойки за недопоставку товара или выплату иных штрафных санкций, предусмотренных договором.

Можно ли требовать принудительной поставки товара от поставщика?

Общим правилом является, что поставщика нельзя принудить поставить товар. Это зависит от того, является ли товар (1) индивидуально-определенной вещью или (2) вещью, обладающей родовыми признаками.

(1) Индивидуально-определенная вещь – это уникальная вещь, которая отличается от других по своим характеристикам, таким как историческая или личная ценность, регистрация. Например, грузовик с определенным vin кодом, картина Серова «Девочка с персиками», и т.д.

Если товар является индивидуально-определенной вещью, то покупатель вправе требовать принудительной поставки такого товара (ст. 463 ГК РФ).

(2) Вещь, обладающая родовыми признаками – это товар, который можно заменить аналогичным товаром того же рода. Например, песок, бетонные блоки, запчасти, плитка, и т.д. Важно, что такие товары не являются уникальными и не имеют исторической или культурной ценности.

Если речь идет о предмете, определяемом наследственными признаками, то покупатель не вправе требовать поставки такого товара – гражданский кодекс не предусматривает такую меру защиты покупателя.

Что делать в случае непоставки товара. Доказательство непоставки

Если обнаружена непоставка товара при приемке – обязательно оформите это в накладной (как своей, так и поставщика – сфотографируйте обе накладные), а также сделайте фотографии товара (если по фотографиям можно определить непоставку). Очень желательно, чтобы на фотографиях присутствовал грузоперевозчик. Далее необходимо немедленно отправить поставщику претензию на юридический адрес ценным письмом с описью вложений. В претензии следует сообщить о непоставке, приложить фотографии и копии накладной. После этого созвать комиссию поставщика и покупателя для составления акта осмотра товара.

Если непоставка выявлена уже после приемки (подписания актов передачи), то дело значительно усложняется.

В случае наличия передаточных документов может оказаться, что товар поставлен не в полном объеме. Если таких документов нет, необходимо:

1. Проверить договор – возможно, он содержит условия, определяющие срок для выявления недостатков поставки (в таком случае недопоставку можно заявить в течение этого срока).
2. Определить, была ли реальная возможность у покупателя проверить качество товара при приемке.
3. В любом случае при обнаружении непоставки необходимо собрать комиссию покупателя, пригласить представителя поставщика и составить акт осмотра поставленного товара. Если представитель поставщика не явится, следует сделать соответствующую отметку в акте и пригласить незаинтересованного свидетеля, который также подпишет акт.

Если у покупателя (1) была возможность проверить количество товара при приемке, (2) договором не предусмотрен срок для выявления несоответствий поставки и, главное, (3) подписан документ, подтверждающий приемку полностью в соответствии с накладной – дело значительно усложняется и требует профессионального и детального изучения договора, процесса приемки и поиска уязвимых мест в поставке.

Суды считают, что подписание передаточных документов (накладной или акта приема-передачи) свидетельствует о том, что товар принят без замечаний в количестве, указанном в накладной.

Если удастся доказать суду, что у покупателя объективно не было возможности проверить количество при приемке или организовать проверку количества, можно установить факт непоставки на основании акта комиссии по совместному осмотру товара.

То же самое касается случаев, когда договором предусмотрен дополнительный срок для проверки товара – в пределах этого срока можно заявить о непоставке, созвать комиссию покупателя и поставщика и на основании акта комиссии привлечь поставщика к ответственности.

Если накладные или акт приема-передачи товара не оформлены или оформлены таким образом, что они лишены юридической силы, покупателю будет проще доказать непоставку, основывая свою позицию на том, что поставка вообще не была совершена, и требовать полного возврата аванса как необоснованного обогащения. В таком случае необходимо учитывать все доступные доказательства, показания свидетелей и условия договора поставки.

Действия после установления факта непоставки

Шаг 1. Претензия о непоставке товара

Сначала следует подготовить и отправить поставщику на юридический адрес официальную письменную претензию о непоставке товара.

Отправка официальной претензии является обязательным требованием согласно ст. 4 АПК РФ. У поставщика есть 30 дней для ответа на претензию. По истечении этого срока покупатель вправе обратиться в арбитражный суд. Договор поставки может предусматривать иные сроки.

Учитывая сроки, при обнаружении нарушений в договоре следует незамедлительно направить претензию и только затем начинать устные переговоры.

Претензия должна быть оформлена в письменной форме и направлена на юридический адрес поставщика. Оптимальным способом считается отправка претензии ценным письмом через Почту России с описью вложений. Сохранение подтверждения отправки крайне важно, так как без этого суд может не рассмотреть иск.

Инструкцию по написанию претензии можно найти в нашей статье: Претензия к поставщику.

Шаг 2. Подача иска о недопоставке товара

Если в течение 30 календарных дней после отправки претензии поставщик не удовлетворит её, можно подать иск о взыскании неосновательного обогащения в арбитражный суд по юридическому адресу поставщика, если иное не предусмотрено договором.

Судебное разбирательство по подобным спорам обычно занимает от 1.5 до 3 месяцев.

Информацию о том, как составить иск по договору поставки и как пройдет судебный процесс, можно найти в нашей статье: Суд по договору поставки.

На этом этапе помощь юриста по арбитражным спорам может быть весьма полезной.

Шаг 3. Исполнительное производство

В случае, если ответчик не выполнит судебное решение добровольно, необходимо инициировать исполнительное производство через Федеральную службу судебных приставов РФ. Взыскание средств также возможно через банк, предъявив заявление и исполнительный лист, выданный судом.

Более подробно об этом можно узнать в статье: Суд по договору поставки.

Недопоставка товара по договору поставки является частым нарушением, за которое поставщик несет ответственность, если покупатель сможет доказать факт недопоставки. После сбора доказательств необходимо направить поставщику претензию о недопоставке и подать иск в арбитражный суд.

Претензия о недопоставке товаров

Претензия о недопоставке товаров — это официальный документ, который клиент направляет поставщику в случае недостачи товаров в партии. В данном тексте мы рассмотрим положения Гражданского кодекса, регулирующие отношения между поставщиком и клиентом, и расскажем о необходимости направления претензии, а также предоставим инструкцию по её составлению.

• Бланк и примеры
• Онлайн-просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасность

Недопоставка товара

Недопоставка товара в деловых отношениях между поставщиком и клиентом встречается довольно часто по различным причинам. Вина за это может лежать не только на поставщике, но и на транспортной компании, которая могла допустить бой товара или ошибиться в логистике, доставив товар не по тому адресу. В любом случае, если недопоставка произошла, её необходимо исправить. Гражданский кодекс предлагает клиенту несколько вариантов действий:

• требовать дополнительную поставку товара в следующей партии, если поставки осуществляются регулярно;
• требовать соразмерной скидки за полученную неполную партию;
• отказаться от совершения сделки, вернув товар поставщику.

Чаще всего выбирают первый вариант, так как он является наиболее выгодным для обеих сторон.

Претензия

Претензия в случае недопоставки товара — ключевой документ, который инициирует процедуру восстановления нарушенных договорных обязательств. После приёмки товара сторонами составляется акт, в котором фиксируются все выявленные дефекты: недовес, недостача, бой товара и другие. Претензия вместе с копией акта отправляется поставщику для рассмотрения.

Согласно Гражданскому кодексу, клиент не имеет права немедленно обратиться в суд с исковым заявлением, считая этап досудебного разрешения спора обязательным. Практика показывает, что дела, связанные с недопоставкой товаров, редко доходят до суда, и это происходит в исключительных случаях. В любом случае, без предъявления претензии обойтись невозможно.

Как правильно отправить претензию

Отправка претензии играет важную роль в процессе разбирательства, поскольку в случае отказа поставщика её удовлетворить арбитражный суд, который будет рассматривать дело, должен быть уверен, что клиент уделил должное внимание досудебному урегулированию. В противном случае суд может отклонить исковое заявление, и восстановление нарушенных договорных прав может затянуться. Учитывая, что договор поставки заключается между субъектами предпринимательской деятельности, каждый день задержки несет потери.

На практике существует несколько способов уведомления контрагента о необходимости допоставки:

• личная передача;
• заказное письмо с уведомлением о вручении;
• электронная почта.

Ограничиться телефонным звонком невозможно, так как содержание разговора невозможно подтвердить в дальнейшем. Запись приватного разговора по телефону преследуется по закону в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

С первого взгляда может показаться, что личная передача является самым простым вариантом, но на практике это не всегда так. Часто поставщик и клиент находятся в разных регионах страны и не могут встретиться лично. Также бывают случаи, когда поставщик умышленно избегает получения претензии, чтобы избежать ответственности.

Наиболее надежным способом считается использование услуг Почты России, так как для отправки претензии требуется оплатить только конверт и почтовые марки, и получатель не сможет избежать получения документа. После доставки отправителю вернется уведомление о вручении с отметкой о дате. С этого дня начинается отсчет 30 календарных дней. По истечении этого срока можно составить исковое заявление к поставщику на взыскание задолженности и неустойки за просрочку исполнения обязательств. За каждый день просрочки будет начисляться неустойка в процентном соотношении от стоимости договора и ставки рефинансирования.

Правила составления претензии

Начните формирование претензии с указания адресата и отправителя. Укажите наименование поставщика, ФИО и должность его руководителя, а также юридический адрес. Информацию о контрагенте можно получить на официальном сайте налоговой службы, запросив выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Затем представьте аналогичные данные о своей компании.

В документе укажите на заключенный между вами и поставщиком договор поставки, по которому поставщик обязался поставить товар в определенный срок, а вы — оплатить его. Заявите, что поставщик неисправно исполнил свои обязательства, допустив недопоставку. Укажите на подписанный акт приемки товара или акт о недопоставке.

Закончите документ обращением к руководству компании-поставщика с требованием о выполнении допоставки или предоставлении скидки на товар. Заказчик также может потребовать выплаты неустойки за причиненные убытки, включая компенсацию упущенной прибыли, но это остается на его усмотрение. Подпишите документ и передайте его любым из описанных выше способов. Ожидайте 30 календарных дней для рассмотрения.

Как написать уведомление о задержке поставки товара с предложением пересмотреть сроки

Соблюдение условий поставки, согласованных в договоре, не всегда возможно по разным причинам. Для согласования новых сроков без потери партнерских отношений важно правильно составить уведомление о переносе сроков поставки. Как это сделать, читайте далее.

Оформление уведомления о задержке поставки товара

Действующее законодательство не устанавливает обязательных требований к форме уведомления о задержке поставки товара от поставщика, поэтому его можно составить в произвольной форме. Если у вашей организации есть фирменный бланк с реквизитами, используйте его.

Рекомендуем следующие правила для оформления:

• Используйте шрифт Times New Roman размером 12 или 14.
• Выравнивайте текст по ширине с абзацным отступом 1,25 см и единичным межстрочным интервалом.
• При многостраничном уведомлении каждая страница должна быть пронумерована.
• Выделите ключевые моменты курсивом или жирным шрифтом, избегая излишнего использования, чтобы не создавать дискомфорт при чтении.

Эти простые правила помогут создать благоприятное впечатление на получателя и укрепить репутацию вашей компании как надежного партнера.

Дополнительные рекомендации по составлению информационного письма можно найти в системе КонсультантПлюс.

Структура уведомления о задержке поставки товара

Уведомление о переносе сроков поставки может включать следующие разделы:

Шапка уведомления о задержке поставки товара

Укажите реквизиты отправителя и получателя, включая контактные данные. Укажите исходящий номер и дату составления уведомления.

Для создания личного и дружественного тона рекомендуется начать обращение к должностному лицу контрагента словами: «Уважаемый(-ая) [Имя, Отчество]!»

Вводная часть уведомления о задержке поставки товара

Укажите реквизиты договора и ссылку на его условия, определяющие сроки поставки товара.

Например: «Договор поставки №__ от ______________ между [наименование поставщика] и [наименование покупателя].»

Описание причин задержки поставки товара

Этот раздел письма предназначен для указания новой даты поставки и причин изменения сроков, таких как:

1) задержка поставщика (производителя);

3) нарушение обязательств покупателем;

Способ изложения зависит от причины задержки поставки.

Задержка поставщика или перевозчика

Если задержка не зависит от покупателя и не является форс-мажором, следует выбрать мягкую и дружелюбную манеру. Предложите покупателю заключить дополнительное соглашение о переносе сроков без штрафных санкций и укажите вашу надежность как поставщика.

«Мы сделаем все возможное для выполнения обязательств в кратчайшие сроки»;

«Соблюдение сроков — ключевой принцип нашей работы» и др.

Укажите принятые меры для выполнения обязательств.

Задержка из-за действий покупателя

Если задержка вызвана действиями покупателя, используйте официальный тон, чтобы подчеркнуть его ответственность и стимулировать к выполнению обязательств.

Задержка из-за форс-мажора

При форс-мажоре приложите документы, подтверждающие его наличие и длительность. Укажите источники подтверждения форс-мажорных обстоятельств.

Дополнительное соглашение поставки и новые сроки можно предложить в заключительной части письма. Выразите надежду на понимание и благодарность за сотрудничество.

Укажите перечень приложенных материалов, подтверждающих аргументацию.

Используйте образцы из КонсультантПлюс при составлении письма.

Подписывайтесь на новости в Телеграм-боте для получения обновлений.

Бот оповестит вас о новых статьях или видео, которые могут вас заинтересовать, а также о новых материалах вашего любимого автора. Кроме того, он поможет отслеживать важные темы и приглашает участвовать в розыгрышах призов.

Что делать, если товар недопоставлен или имеется недостача

По условиям договора покупатель получил товар. Что делать, если при приемке выявлена недостача товара или недопоставка, и какие требования может предъявить покупатель поставщику.

• Порядок действий при недопоставке и образец претензии
• Способы зафиксировать нарушение
• Процесс составления акта о недостаче или недопоставке
• Возможные требования к поставщику

Как действовать при недопоставке товара

Поставщик передал товар покупателю. Во время приемки сотрудники компании-покупателя выявили:

• недопоставку товара (когда документы и наличие товара указывают на меньшее количество, чем ожидалось по договору поставки) или
• недостачу товара (когда документы указывают на определенное количество, но на самом деле товаров меньше).

В любом случае необходимо немедленно:

• зафиксировать факт недопоставки товара или недостачи,
• уведомить продавца,
• потребовать доставку недостающего товара или возврат предоплаты.

Скачайте образец претензии по недопоставке товара: экономьте время на подготовку.

Скачать образец претензии по недопоставке Претензия на недопоставку товара поставщику. образец

Если обнаружена недостача товара, фиксируют нарушение и уведомляют поставщика

Когда юрист или менеджер компании-покупателя обнаруживает недопоставку товара или его недостачу при приемке, первым делом следует проверить условия договора:

1. Если в договоре есть ссылки на нормативные акты о приемке или специальные условия приемки, следует действовать согласно этим требованиям. Например, если установлен срок для обнаружения недопоставки товара или предусмотрен особый порядок действий в таких случаях.
2. Если в договоре отсутствуют ссылки на акты и специальные условия, сотрудники компании-покупателя должны руководствоваться общими правилами Гражданского кодекса РФ.

В договоре поставки может быть условие о сохранении тары до разрешения спора. Это условие следует выполнить. Для предотвращения смешивания спорного груза с остатками на складе компании-покупателя рекомендуется провести инвентаризацию заранее.

О факте обнаружения недопоставки товара и процессе его урегулирования следует уведомить бухгалтерию компании-покупателя:

1. Если поставщик присутствовал при приемке и признал факт нарушения, стороны могут изменить накладные на эту поставку.
2. Если поставщик не согласен изменить накладные и счета-фактуры, бухгалтер должен составить акт по форме № ТОРГ-2.
3. Если переговоры не привели к положительному результату, но компания-покупатель решает не подавать иск, недопоставленные товары могут быть списаны за счет чистой прибыли.

Покупатель имеет право отказаться от товара. В этом случае необходимо оформить ответственное хранение и немедленно уведомить поставщика.

Из журнала «Юрист компании»: Когда становится поздно заявлять о недопоставке товара

Суды пришли к выводу, что молчание покупателя в течение двух лет означает утрату интереса. В статье рассматривается соответствующая практика.

О недостаче при приемке следует уведомлять как можно скорее

Согласно второму абзацу пункта 2 статьи 513 Гражданского кодекса Российской Федерации, покупатель обязан незамедлительно уведомить поставщика о факте недопоставки товара при приемке. В случае промедления с уведомлением, суд может отказать в удовлетворении иска покупателя. Для снижения рисков сторон можно предусмотреть срок уведомления о недопоставке уже на этапе заключения договора, который будет удобен для покупателя.

1. При получении товара путем выборочной проверки необходимо составить акт о недостаче товара при приемке, который должны подписать обе стороны.
2. Если недостачу обнаружили в момент доставки и представитель поставщика согласен с фактом, также следует составить акт, подписанный обеими сторонами.
3. Если недопоставку товара выявили в процессе доставки, но приемка проходила без представителя поставщика или он не признает факт недопоставки, покупатель должен направить письменное уведомление поставщику. Этот документ передается через представителя, который должен подтвердить получение, или отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
4. Как получить максимальную неустойку, если поставщик не передал оплаченный товар
5. Как доказать прием товара контрагентом без всех необходимых документов
6. Как защититься от новых схем обмана со стороны поставщиков и сохранить товар и деньги
7. Какие положения из инструкций П‑6 и П‑7 стоит исключить из договора поставки и что использовать вместо них

О фиксации недостачи товара при приемке следует уведомлять и сохранять доказательства с двумя целями:

1. Необходимо будет доказать в суде, что покупатель незамедлительно уведомил контрагента о нарушении. Акт, второй экземпляр уведомления с подписью представителя или документы о направлении по почте служат такими доказательствами.
2. Поставщик должен принять участие в составлении акта о несоответствии фактически поставленного количества товара данным, указанным в накладных или условиях договора.

При недопоставке товара или его недостаче следует составить акт о расхождении с документами

Факт недостачи или недопоставки товара должен быть зафиксирован в акте о расхождении фактически поставленного с указанным в документах (накладные, договор). Акт составляется с участием представителя поставщика, который должен подписать его от имени поставщика. Если договор позволяет вызвать представителя поставщика для составления такого акта, уведомление о недопоставке товара должно указать разумный срок ожидания прибытия представителя. В случае его отсутствия покупатель может составить акт самостоятельно.

Покупатель может составить акт в любой форме, но предпочтительнее использовать стандартные формы № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3, которые предусматривают поля для всех необходимых данных. Кроме того, форма акта имеет значение при составлении корректировочного счета-фактуры, поскольку налоговая может не принять счет, если акт составлен некорректно.

• Когда и как был вызван представитель поставщика
• Кто осуществлял отправку товара
• Кто является производителем продукции
• Каким способом товар был доставлен
• Перечисление недостающих товаров, указание на количество поставленного и недостающего товара, а также стоимость обоих видов товаров
• Дата и номера договоров, счета-фактуры и товарной накладной

Если услуги компании-перевозчика использовались сторонами, недостачу при приемке товара следует оформлять в присутствии представителя перевозчика.

От поставщика можно требовать допоставку или возврат предоплаты за недостающий товар

Если покупатель обнаружил недопоставку товаров или их недостачу, он имеет право требовать: