Помимо выполнения основной работы, работник с его письменного согласия может выполнять дополнительную работу по другой или аналогичной профессии (должности) за дополнительную оплату. Дополнительная работа, поручаемая работнику по другой профессии/должности, может быть сдельной. Во-вторых, дополнительная работа по той же профессии может выполняться путем расширения трудовых обязанностей и (или) увеличения объема работы (ст. 60.2 ТК РФ). Основанием для дополнительного вознаграждения за совмещение должностей работником может быть служебная записка, составленная его непосредственным начальником. Однако помимо служебной записки должны быть составлены и другие документы.
В таких случаях может потребоваться объединение должностей
Как правило, сотрудник требуется, если кто-то из должностных лиц компании уходит в отпуск, берет больничный или отправляется в командировку. Кроме того, покрытия могут быть использованы для оптимизации рабочего процесса и экономии средств в случае кризиса.
Для выполнения дополнительной работы работнику должна быть предоставлена дополнительная продолжительность рабочего времени, которая определяется работодателем с письменного согласия работника. Важно помнить, что работник имеет право заранее отказаться от дополнительной работы, а работодатель — заранее отменить поручение об исполнении. Для этого сторона, проявившая инициативу, должна сообщить о своем решении другой стороне не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).
Оплата за совмещение должностей
При совмещении должностей, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы работникам выплачивается дополнительное вознаграждение. Размер дополнительного вознаграждения определяется по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ). Он может быть установлен как в фиксированной сумме, так и в процентах от оклада (письмо Минтруда N 14-2/В-688 от 20 июля 2016 г.).
Меморандум о доплатах за прогулы.
Служебные записки на доплату составляются в произвольной форме, так как единой формы не существует. Служебные записки на доплату отсутствующим сотрудникам формируются непосредственным руководителем работника, на которого возложены обязанности, в нескольких экземплярах. Такая записка пишется на имя руководителя организации, и после его утверждения издается соответствующий приказ. Кроме того, с работником должен быть составлен дополнительный договор. В нем уточняется, какие дополнительные задачи будут возложены на сотрудника помимо его основной работы, когда (с указанием дат) и какое дополнительное вознаграждение за это установлено. Если покрытие больше не требуется, непосредственный руководитель работника может составить служебную записку об отмене дополнительного вознаграждения за покрытие (объявление об отмене покрытия).
Памятка о дополнительном вознаграждении за покрытие (образец).
Как обосновать повышение должностных окладов?
Статья 129 Трудового кодекса РФ позволяет законодателю устанавливать систему надбавок и доплат в организации с учетом особенностей труда гражданина у данного работодателя. Информация об этом должна быть указана в локальных актах (например, в положении об оплате труда), но может быть прописана и в коллективном договоре. С другой стороны, локальные акты и коллективные договоры в значительной степени определяют индивидуальное, но не коллективное дополнительное вознаграждение, так как невозможно получить персонифицированный подход к конкретному работнику во всех кадровых публичных документах.
На практике в локальных документах компании могут быть прописаны индивидуальные выплаты для определенных должностей. Однако если на одной должности работает много сотрудников (например, в компании два бухгалтера), то льготы нельзя охарактеризовать как штатные, и в таких случаях целесообразно определить трудовой договор с конкретным сотрудником (только если он принят на работу) или дополнительный к нему соглашением (если он уже работает в компании). Данное правило вытекает непосредственно из положений части первой статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации.
В большинстве случаев персональные надбавки определяются путем включения в трудовой договор конкретных условий, например. «При выполнении плана сотрудник получит единовременное поощрение в размере 5 000 рублей». В этом случае премия выплачивается только при выполнении определенных условий (при выполнении плана).
Другой вариант: «За сложность и особую важность работы сотрудники получают ежемесячную премию в размере 40 % от оклада». В этом случае премия, во-первых, привязана к окладу, а во-вторых, является обязательной.
ВАЖНО: Отмечается, что официально установленные надбавки включаются в структуру заработной платы и подлежат отчислениям в государственную казну, тем самым участвуя в формировании пенсии работника. Если работодатель предлагает премию «в конверте», она становится так называемой серой частью зарплаты и нигде не указывается. Это незаконно. Кроме того, в этом случае руководитель может в любой момент отменить выплату, а работник не сможет защитить свои права, так как у него нет документов, подтверждающих начисление премии.
Порядок выплаты персональных надбавок
Приказ о выплате премии должен быть составлен уполномоченным лицом (как правило, сотрудником отдела кадров или бухгалтерии). Этот документ составляется в корпоративном банке организации и имеет следующую структуру
Сотрудник ознакомлен с приказом под роспись.
Меморандум о взаимопонимании по персональным надбавкам и образцам
Персональные надбавки могут носить спонтанный характер, т. е. по сути являться единовременными пособиями. В этом случае они предоставляются по воле руководства или на основании служебной записки непосредственного руководителя сотрудника.
Служебная записка от непосредственного руководителя сотрудника, который должен определить размер персональной надбавки, подается на имя руководителя организации. Обязательными элементами являются номер, дата выдачи и подпись отправителя.