Законодательство не устанавливает требований к оформлению и использованию гарантийных писем. Однако авторы должны соответствовать правилам, принятым в деловой среде. В частности, данный документ предполагает структуру, включающую следующие элементы
Порядок подписания и вручения
Гарантийное письмо подписывается руководителем компании или сотрудником, уполномоченным на оформление подобных документов. В этом случае указывается должность, ФИО и подпись. Письма могут быть доставлены различными способами.
Стоит также отметить, что нотариальное заверение письма не требуется.
Гарантийные письма: образцы и правила для аннуитетов
Профессионалы в области бухгалтерского учета, налогообложения и управления персоналом с 13-летним опытом работы. Главный автор статьи и редактор портала business. ru рекомендует внешнее задание Главбуха помощнику по бухгалтерии и кадрам.
Правильно составленное гарантийное письмо позволяет компании избежать проблем в случае задержек подрядчика или при возникновении претензий со стороны партнеров за несвоевременное выполнение работ. В данном документе представлена более подробная информация о виде документа и правилах его оформления.
Гарантийное письмо — это официальный документ, направляемый контрагенту и подтверждающий его обязательство выполнить действие.
Поскольку письмо не ссылается на нормативно-правовые акты, его автор, как правило, не может обещать выполнить условия документа и это. Держатели писем не имеют никаких юридических привилегий. Однако суд имеет право рассматривать письмо в качестве доказательства, если сочтет это необходимым.
Может показаться, что это бессмысленная бумажка. Тем не менее, гарантийные письма составляются часто. Они служат для информирования клиентов об изменении сроков, обязательств по выполнению работ, подтверждения намерений или компетентности, заверения партнеров и проверки репутации. Получение гарантийного письма также продлевает срок исковой давности по невыполненным обязательствам.
Пример. Компания A не получила оплату по контракту. Срок исковой давности по этому контракту приближается, а в России срок исковой давности составляет три года. У кредитора есть два варианта: списать претензию или обратиться в суд. Бывают ситуации, когда ни то, ни другое не подходит. С помощью гарантийного письма можно прибегнуть к третьему варианту. Если в этот момент должник подписывает такой документ, то с этой даты начинает течь новый трехлетний срок давности.
Гарантийное письмо о погашении долга.
Одним из наиболее распространенных видов этого документа является письменное обязательство выплатить долг к определенной дате.
Следует отметить, что гарантийное письмо не освобождает его автора от обязательств и санкций, связанных с условиями договора, на основании которого оно было составлено.
ПРИМЕР: Компания А должна заплатить компании Б за поставленный товар до 25 июля 2019 года, но не может этого сделать в силу определенных обстоятельств. Чтобы избежать судебного разбирательства, задобрить поставщика или получить от него следующий товар, компания А пишет письмо, в котором обещает оплатить долг до 25 августа 2019 года, то есть с опозданием на один месяц. Компания Б принимает это к сведению и не обращается в суд или к коллекторам, возможно, отправляя новую партию товара, но получает штраф или пеню за просрочку платежа в соответствии с существующим между партнерами соглашением.
Из приведенного выше примера видно, что компания А достигла некоторых своих целей, задокументировав ситуацию и сообщив о задержке в один месяц.
ВАЖНО: Если контрагент разрешил вам оплатить товар или услугу с опозданием, но впоследствии хочет получить штраф за просрочку платежа по договору, вы должны письменно уведомить контрагента о своем согласии на просрочку, иначе договор, включая штрафные санкции, не изменится.
Или пример того, как можно доказать неправильную налоговую оптимизацию
Поручите ведение бухгалтерии помощнику Главбуха, чтобы сэкономить деньги реальных налогоплательщиков {пробел}
Существуют и другие виды гарантий
Для случаев, когда требуется обязательство, можно создать гарантию. Одним из видов таких документов является легализация контрактов, подписанных неуполномоченными лицами.
Это может произойти в результате ошибки или преднамеренной энергии. Ситуацию можно исправить с помощью простого письма о достаточности, особенно если повторное подписание затруднено или если по незаконному договору уже были совершены какие-то действия. В этом случае в письме уточняются все детали некорректного договора, разъясняются наиболее спорные позиции и дается понять, что условия существующего договора будут выполняться в оговоренные или измененные сроки.
Теоретически условия договора могут быть изменены письмом. Важно помнить, что против такого способа очень легко возразить, так как по закону документ должен быть изменен так же, как он был составлен. Кроме того, сам договор может определять, каким образом в него можно вносить изменения. Если в письме-гарантии нет оговорки, документ не может быть изменен письмом.
Гарантии могут быть составлены на поставку товаров, предоставление рабочего места, обязательство по аренде помещения, сроки выполнения работ или оказания услуг и вообще на сам факт их выполнения.
Гарантия доставляется лично в руки и сопровождается вторым доказательством доставки (уведомлением) или подписью. Если доставка осуществляется почтой или курьером, также выдается уведомление, которое подписывается получателем.
Важно, чтобы гарантийное письмо было отправлено по официальному адресу компании получателя. В противном случае получатель может проигнорировать его и не сможет доказать факт доставки, даже если он подпишет квитанцию не по адресу компании, а по месту жительства. Если вы отправляете документ по электронной почте, попросите получателя подтвердить в ответ, что сообщение было им получено.
Если контрагент ненадежен, используйте другие способы страховки от неисполнения обязательств контрагентом, например аккредитивы, гарантийные письма или ковенанты.