Запрос на обмен сменами между сотрудниками — это документ, который позволяет сотрудникам компании связаться со своим непосредственным руководителем и попросить разрешения изменить уже утвержденный график работы и поработать в другой день. Сегодня мы разберемся, как правильно оформить документ для обмена сменами между сотрудниками.
Рассказываем, как правильно оформить заявление
Поскольку ни один из действующих в настоящее время документов не предписывает использование обязательных унифицированных форм, заявления на обмен сменами между работниками могут быть составлены в произвольной форме. Прежде всего, рекомендуем обратить внимание на заголовки.
В правом верхнем углу листа напишите имя директора организации. Это связано с тем, что официальный документ подается на его имя, полное название компании указывает на юридическую формальность. Далее здесь же следует написать имя и должность сотрудника, претендующего на должность в компании.
В следующем документе, поданном на имя руководителя, вы начинаете составлять просьбу о подмене смены с коллегой. Чтобы добиться успешного результата, рекомендуется заранее обсудить возможность обмена с коллегой. Если он не согласится заранее, обращение по адресу теряет всякий смысл.
Поэтому вам следует назвать точную дату, когда вы не сможете выйти на смену, и причину вашего отсутствия, а также позаботиться о том, чтобы у коллеги была готова замена. Как правило, указывать причину не обязательно, поскольку закон этого не требует, но если вы это сделаете, то, скорее всего, получите отказ. Чтобы рассчитывать на ответ, нужно быть открытым с руководством. Вы просите предоставить вам неоплачиваемый отпуск в определенные дни или поменяться сменами с коллегами. Другими словами, вы готовы в будущем работать в качестве партнера.
Следующий шаг — проставить дату на документе, подписать и заверить все вышеперечисленное. Теперь официальный документ полностью сформирован и готов к подаче на рассмотрение. Мы передаем заявление непосредственному начальнику, который получает визовый «контракт» и направляет его в корпоративную иерархию. Последний адресат — руководитель.
Наши вопросы касаются кадровых проблем, которые, как показывает практика, решаются в кратчайшие сроки. Как правило, заявитель получает ответ на свой запрос в день подачи документа или на следующий день.
Смены между работниками
Программы смен должны быть составлены работодателем заранее и доведены до сведения всех работников. В качестве расчетного периода обычно используется месяц. После того как документ сформирован, сотрудники знакомятся с ним под роспись.
Конечно, в жизни могут возникнуть случаи, когда необходимо обменяться с коллегами.
Сменные программы работы всегда подразумевают альтернативы, но здесь все очень просто. Во-первых, вам нужно найти коллегу, который готов вам помочь. Во-вторых, обратиться к начальнику, поскольку руководители не обязаны выполнять подобные просьбы.
Практические альтернативные варианты
Каждая организация по-своему относится к замене смен между сотрудниками и, соответственно, по-разному формулирует этот процесс. Рассмотрите все возможные ситуации. Изучите их особенности.
Первый вариант — это самая простая замена без оформления документов. Если все участники процесса согласны, то есть сам сотрудник, сменщик и руководитель, то они могут договориться устно. В этом случае письменного заявления не требуется, а размер оплаты труда остается неизменным.
Второй вариант — изменение программы «Смена». Если организация более-менее крупная и следит за чистотой внутреннего документооборота, сотруднику предлагается написать заявление на смену смены. Этот документ служит основанием для внесения изменений в месячную программу смен. Руководители должны заново составить график работы всех сотрудников и ознакомиться с новой версией программы. Заработная плата также останется без изменений.
Третий вариант — выход на работу в свой выходной день. Согласно программе, если сотрудник находится в отпуске, он имеет полное право отказаться от выхода на работу. Трудовое законодательство предусматривает дополнительные гарантии работы в выходные, нерабочие и праздничные дни. В частности, размер оплаты труда должен быть не менее чем двойным. Сменщики соглашаются работать в свои выходные дни, менеджер по персоналу составляет план-график, руководитель подписывает его, а казначей корректирует оплату. В идеале этот вариант является наиболее правильным с точки зрения законодательства, но используется редко из-за сложности оформления.
Инструкция по подаче заявлений
Заявления на обмен сменами между сотрудниками необходимо составлять самостоятельно и в свободном формате, так как единой формы на законодательном уровне не существует. Конечно, если в кадровой службе вашего предприятия есть корпоративный образец, он очень поможет вам в работе, но, как показывает практика, это бывает нечасто.
Поэтому начните применять свободную форму с заполнения заголовков. В правом верхнем углу листа пишем имя своего руководителя. В следующем тексте указываем его должность, которая является именем вечного работника.
Ниже документа выражаем свою просьбу о смене с коллегой в определенный день. Предварительно необходимо обсудить это с другом уже сейчас, так как иначе ничего не получится. Указывать причины такой просьбы не обязательно, но в отсутствие секретности желательно определиться. Так мы сможем добиться расположения начальства.
Подпишите наше заявление, поставьте дату выдачи пенсии и отдайте его своему руководителю. Как правило, решения по таким вопросам принимаются непосредственно в день обращения.