В соответствии с последними изменениями в законодательстве работодатели теперь должны обрабатывать больничные листы в электронном формате. Это касается, в частности, документов, связанных с временной нетрудоспособностью, карантином, отпуском по беременности и родам и отпуском по уходу за ребенком. Переход от бумажных справок к цифровым обеспечивает эффективность и точность в управлении отсутствием сотрудников.
Убедитесь, что все сотрудники проинформированы о надлежащих процедурах подачи документов на отпуск по болезни. Сотрудники должны заполнять и подавать свои медицинские справки, используя специальный портал. Этот процесс обеспечивает правильное отслеживание периодов отпусков и своевременный расчет необходимых компенсаций. Цифровая система позволяет отделам кадров легко просматривать и утверждать заявки на отпуск по болезни, сводя к минимуму вероятность ошибок или задержек.
В 2023 году был выпущен новый набор инструкций, разъясняющих правильную обработку электронных документов о медицинском отпуске. В этих инструкциях указаны необходимые поля для заполнения, включая количество дней отпуска и то, связано ли отсутствие с карантином, материнством или любыми другими проблемами, связанными со здоровьем. Работодателям следует убедиться, что сотрудники следуют правильной процедуре, чтобы избежать каких-либо осложнений при оформлении.
Как заполнить электронный больничный лист
Чтобы правильно заполнить больничный лист, HR-специалисты должны следовать четким шагам. После получения запроса на отгул по болезни процесс начинается с проверки периода нетрудоспособности сотрудника и всех необходимых документов. В случаях, связанных с беременностью, оформление больничного листа может происходить по-другому, с соблюдением особых правил, связанных с декретными отпусками.
Шаг 1. Соберите необходимую информацию от сотрудника, включая даты болезни или карантина. Убедитесь, что данные совпадают с указанными в медицинском заключении. Если произошли изменения или появились новые обстоятельства, влияющие на больничный лист, их необходимо оперативно задокументировать.
Шаг 2: Введите необходимые данные в указанную электронную систему, обращая внимание на период работы, на который распространяется нетрудоспособность, и даты, указанные медицинским работником. Убедитесь, что заполнены все обязательные поля, например, дата начала и окончания нетрудоспособности.
Шаг 3: После заполнения данных перепроверьте, нет ли расхождений между медицинской справкой и трудовой книжкой. Несоответствие или отсутствие информации может привести к задержке в оформлении отпуска.
Шаг 4: Отправьте заполненную справку в учетную запись сотрудника, убедившись, что она доступна для дальнейшего использования. Сотрудник должен получить подтверждение, что справка зарегистрирована в электронном виде, что избавляет его от необходимости предъявлять физические документы.
Шаг 5: В случае недавних изменений в правилах, например, обновления процедур предоставления больничных листов, убедитесь, что справки о больничных листах обновлены соответствующим образом. Уведомите сотрудников о новых процедурах и их влиянии на статус отпуска.
Шаг 6: Ведите надлежащий учет всех записей о больничных листах в системе. Это позволит легко отслеживать и проверять периоды отпусков, особенно при проверке нескольких периодов отсутствия или при работе со сложными случаями, такими как длительная болезнь или отпуск по беременности и родам.
Пошаговый процесс обработки электронных документов по больничному листу
Чтобы правильно управлять электронными документами по больничному листу, следуйте приведенным ниже шагам для эффективной обработки и соблюдения требований.
1. Получение электронного больничного листа
Как только сотрудник подает электронную форму больничного листа, отдел кадров должен немедленно проверить информацию. Личные данные сотрудника, даты периода болезни и справка от врача должны быть точными и полными. Эта форма заменит традиционные бумажные больничные листы.
2. Проверьте продолжительность и даты больничного листа
Убедитесь, что период, указанный в электронном документе, совпадает с периодом отсутствия сотрудника. Дважды проверьте, нет ли несоответствий, например, совпадения с периодами карантина, декретного отпуска или других видов отпусков. Любые несоответствия следует уточнить у сотрудника и его медицинского работника.
3. Обновление записей о сотрудниках
После подтверждения деталей обновите запись сотрудника в кадровой системе компании. Это включает в себя ввод дат отпуска по болезни, типа заболевания (если применимо) и медицинской документации, сопровождающей запрос на отпуск по болезни. Это обеспечит правильное отслеживание больничного листа сотрудника для целей начисления заработной платы и соблюдения нормативных требований.
4. Сверьте с политикой компании
Проверьте документ об отпуске по болезни в свете политики компании, особенно в отношении таких периодов, как отпуск по беременности и родам или другие специфические виды отпусков. Убедитесь, что запрашиваемый отпуск соответствует внутренним инструкциям и внешним нормативным требованиям к отпуску по болезни.
5. Отправьте документы в соответствующие органы.
После внутренней проверки направьте электронный документ о больничном в соответствующие органы, например в страховую компанию или государственные учреждения, в соответствии с требованиями трудового законодательства страны. Убедитесь, что больничный лист зарегистрирован и что сотруднику выплачена необходимая компенсация.
6. Уведомить сотрудника о состоянии дел
После завершения всех этапов уведомите сотрудника об одобрении или отклонении его больничного листа. Если есть какие-либо проблемы или недостающая информация, незамедлительно запросите необходимые корректировки или дополнительную документацию для продолжения работы.
Изменения в правилах предоставления больничных листов с декабря 2020 года
Введение с декабря 2020 года электронных медицинских справок упростило процесс документального подтверждения нетрудоспособности. Новая процедура избавляет от необходимости оформлять больничные листы в бумажном виде, снижая административную нагрузку как на работодателей, так и на работников.
Основные изменения в процедуре оформления больничного листа
После внесения изменений работники теперь должны предоставлять свои медицинские справки в электронном виде. Эти документы отправляются непосредственно из медицинских учреждений в систему работодателя, что обеспечивает упрощенный процесс. Номер справки, а также дата ее выдачи и подробная информация теперь доступны для легкой проверки. Работодателям рекомендуется убедиться, что их внутренние системы обновлены для эффективной обработки этих электронных документов.
Последствия карантина и удаленной работы для больничного листа
В период карантина сотрудники, которые не могут работать по причине болезни или изоляции, теперь могут легче оформить больничный лист в электронном виде. В правилах указано, что такие отсутствия должны регистрироваться как медицинская нетрудоспособность, а работодатели должны соблюдать новые электронные процедуры их оформления. Это изменение обеспечивает более организованную и эффективную систему обработки пропусков во время исключительных ситуаций, таких как пандемия.
Больничный лист в период карантина: Что необходимо знать HR-службе
Отделы кадров должны убедиться, что сотрудники проинформированы о своих правах в отношении отпуска по болезни в период карантина. Важно понимать правила использования медицинских справок, особенно если они предоставляются в электронном виде. Сотрудники, которые не могут работать по причине болезни или карантина, должны иметь возможность оформить больничный лист, следуя установленному порядку для медицинских справок.
Ключевые соображения для HR
- Во время карантина с работниками необходимо обращаться по тем же правилам, что и при любом другом отсутствии по болезни. Убедитесь, что все медицинские справки, связанные с карантином, оформлены правильно, включая те, которые выдаются в электронном виде.
- Новые правила предоставления больничных листов в связи с карантином могут отличаться в зависимости от страны или юрисдикции. HR должен быть в курсе последних изменений в правилах предоставления больничных листов, особенно в свете кризисов общественного здравоохранения, таких как пандемии.
- Для сотрудников, находящихся в карантинном отпуске, документация должна включать такие сведения, как даты начала и окончания отпуска, а также причину карантина. Во избежание задержек в выплате пособий и компенсаций крайне важно оформлять эти документы оперативно.
- Следите за тем, чтобы отпуск по болезни, связанный с карантином, не превышал стандартных сроков, установленных для болезни. Сотрудники должны быть осведомлены о том, какие документы необходимо предоставить при длительном отсутствии на рабочем месте после первого карантинного периода.
Что должен делать отдел кадров
- Отслеживать использование больничных листов и убедиться, что сотрудники осведомлены о новых сроках, связанных с предоставлением медицинских документов на период карантина.
- HR должен разработать четкие рекомендации для сотрудников, которым в ближайшие месяцы или годы может понадобиться запросить отпуск по болезни в связи с карантином, особенно в связи с изменением ситуации в сфере общественного здравоохранения.
- Предоставьте ресурсы или проведите обучение для сотрудников, которые не знают, как правильно оформить больничный лист, особенно если требуется электронная подача документов.
Новые процедуры управления больничными листами
После введения последних изменений в 2020 году процесс оформления листков нетрудоспособности претерпел значительные изменения. HR-специалисты должны обеспечить соблюдение новой процедуры, которая включает в себя конкретные шаги по обработке и отслеживанию документов. Теперь работники должны предоставлять листки нетрудоспособности непосредственно в отдел кадров, что во многих случаях избавляет от необходимости делать бумажные копии.
Работодатели должны проверять подлинность этих документов, сверяя номер и данные о выдаче больничного листа. Очень важно сверить даты, указанные в документе, с записями компании, чтобы убедиться в точности. Сотрудники отдела кадров должны быть знакомы с новыми форматами, особенно когда речь идет о справках для особых случаев, таких как отпуск по беременности.
Для эффективного управления отделы кадров должны вести цифровой учет всех больничных листов, отмечая продолжительность отпуска и причину отсутствия. Процедура требует, чтобы записи о больничных листах обновлялись в системе в течение трех рабочих дней после получения документов. Если отпуск длится больше месяца, отдел кадров должен запросить дополнительные документы или разъяснения у медицинского работника.
Новые правила также предусматривают, что сотрудники, находящиеся на больничном, должны уведомить работодателя в определенный срок, обычно в течение первых нескольких дней после болезни. Компания должна предоставить четкую инструкцию о том, как и когда представлять такие документы. Кроме того, любые несоответствия в документах, в том числе недействительные или отсутствующие реквизиты, должны незамедлительно устраняться менеджером по персоналу.
Руководство для HR: Управление электронными больничными листами
Чтобы эффективно управлять электронными больничными листами, HR-специалисты должны быть знакомы с необходимой документацией и процессами. Сотрудники обязаны заполнять специальные формы, следуя предоставленным инструкциям. Это включает в себя обновление в системе правильной информации о больничном или карантинном отпуске. Убедитесь, что все необходимые данные введены точно, включая новый номер сотрудника и соответствующие даты отпуска по болезни, которые могут относиться к периоду после беременности или другим медицинским показаниям.
Основные шаги при оформлении электронного больничного листа
- Заполняйте электронные больничные листы сразу же после их получения.
- Убедитесь, что указанные даты больничного листа соответствуют официальным документам, таким как справка о больничном листе или справка о карантине.
- Убедитесь, что личные и рабочие данные сотрудника актуальны, включая новый номер, если произошли какие-либо изменения.
- Убедитесь, что выбран и отмечен правильный тип отпуска по болезни (например, после беременности, карантин).
- Сохраняйте записи о всех запросах и утверждениях больничных листов для последующего использования.
Дополнительные рекомендации
- После того как сотрудники вернутся на работу, убедитесь, что вся необходимая документация по больничному листу была представлена и точно оформлена.
- Будьте в курсе последних изменений в законодательстве или новых требований, связанных с отпуском по болезни, в том числе обновлений, касающихся работы с электронными формами и документацией.
- Убедитесь, что все записи, включая бланки больничных листов и сопутствующие документы, надежно хранятся и доступны отделу кадров.
- Следите за последними изменениями в политике в отношении отпусков по болезни, включая новые процедуры работы с электронными документами, чтобы избежать ошибок при обработке документов сотрудников.
Обновления в отношении отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком Процедуры оформления больничных листов
Сотрудники кадровых служб должны адаптироваться к новым протоколам, касающимся больничных листов по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком, особенно в части документирования и оформления медицинских справок. С 2020 года произошли значительные изменения в предоставлении документов по больничному листу, включая внедрение электронных больничных листов, которые заменяют традиционную бумажную систему.
Изменения в процессе документирования больничных листов
Введение электронных медицинских справок (листков нетрудоспособности) позволило упорядочить административные процессы. Теперь сотрудники должны представлять свои больничные листы в цифровом виде через специальную государственную платформу. Этот метод упрощает отслеживание, сокращает количество ошибок и повышает общую эффективность. Очень важно, чтобы отделы кадров следили за тем, чтобы все заявления на отпуск по болезни, в том числе связанные с декретным отпуском и отпуском по уходу за ребенком, обрабатывались с использованием этих электронных версий.
Основные изменения для декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком
Для сотрудников, находящихся в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, также были обновлены процедуры оформления больничных листов. HR должен обеспечить соблюдение следующих ключевых моментов:
- Документы должны быть представлены в течение 3 календарных дней с момента начала отпуска по болезни.
- Любой отпуск по болезни во время беременности или отпуска по уходу за ребенком требует специального подтверждения, связанного с состоянием здоровья сотрудницы или ребенка.
- Период отпуска по болезни, покрываемый этими процедурами, строго регламентирован и четко разграничен между медицинскими состояниями, связанными с беременностью, и общими заболеваниями.
Кроме того, отделы кадров должны вести обновленный учет всех отпусков по болезни во время беременности и в первые месяцы после родов. Это включает в себя отслеживание продолжительности отпуска, которая может меняться в зависимости от выздоровления сотрудницы и состояния здоровья ребенка.
Таблица процедур отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком по болезни
Чтобы избежать штрафов и обеспечить соблюдение требований законодательства, отделам кадров необходимо следить за последними нормативными актами, касающимися оформления больничных листов. Чтобы гарантировать своевременную обработку и выплату пособий, необходимо эффективно и в соответствии с новыми законами подавать документы на больничный лист в электронном виде, включая документы на отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком.