Как правильно прошить документы в 4 дырки для архива: пошаговая инструкция | Администрация Титовского сельского поселения Тверской области

Сначала пропускаем иголку через крайнее отверстие, затем через второе, третье, четвертое, снова через третье и второе, завязываем узелок. Затем пишем на кусочке бумаги: «прошнуровано, документы пронумерованы», мажем клеем с обратной стороны письменной надписи, приклеиваем так, чтобы концы торчали, а узелок оказался под бумагенцией. Подписываем и ставим печать. Готово!

ТРЁХ отверстий бывает достаточно.

На сегодняшний день нет единого стандарта прошивки документов, однако существуют общие требования, установленные в банках Центрального банка РФ, а также разработанные требования различными учреждениями. В любом случае, общими принципами являются нумерация страниц документа, прошивка пачек документов с последующей описью, заверяющей подписью и печатью на последней странице.

Общие рекомендации по прошивке документов:

1. Документы подшиваются на четыре отверстия в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления извлекаются. Затем сверлятся 4 отверстия слева на полях документ

Интересуясь тем, как правильно оформить документы, можно задуматься, стоит ли это делать вообще? Возможно, многим кажется, что прошивка — это устаревший и несовременный способ работы с бумагами. Однако на сегодняшний день это по-прежнему эффективный метод приведения документов в порядок. Процесс требует особой внимательности и аккуратности. Один вариант — если документы используются только внутри вашей компании, совсем другой — если они представляются во внешние организации. Многие структуры очень внимательно относятся к оформлению документов, и неправильно прошитые бумаги могут стать причиной для отказа в их приеме.

Помимо этого, плохо прошитые документы могут просто распадаться, что может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы из нескольких листов обязательно следует прошивать. Давайте подробнее рассмотрим, как правильно прошивать документы?

Необходимые инструменты

Для выполнения работы нам потребуются следующие инструменты: игла, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.

Методика работы с документами имеет долгую историю и изменялась на протяжении веков. Однако и в наше время этот вопрос остается актуальным. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить. Существует несколько вариантов прокола бумаг: прошивать их в трех или четырех точках. В этой статье мы рассмотрим оба метода.

Подготовка документов

Перед началом прошивки необходимо правильно подготовить документы. Листы следует очистить от всех скрепляющих материалов (скоб, скрепок) и убедиться, что они пронумерованы в правильной последовательности.

Справедливости ради стоит отметить, что нумерация — важный элемент любого документа. При заверении бумаг необходимо указывать количество страниц. Обычно нумерация производится в верхнем правом углу арабскими цифрами. Важно помнить, что нумерация должна касаться листов документа, а не их сторон. Опись не входит в нумерацию.

Когда все документы подготовлены, их следует сложить в нужном порядке.

Составление описи

При обсуждении процесса прошивки документов необходимо упомянуть о том, что каждый деловой документ должен иметь опись. В описи должна быть указана следующая информация:

Название.
Дата составления.
Краткое описание.
Сама опись — таблица с порядковыми номерами, названиями документов, датами и количеством страниц.
В конце описи ставится подпись и полное имя того, кто оформлял документы.

Прошивка документов в трех точках

Когда все предварительные мероприятия выполнены, можно приступить к основному процессу. Разберем пошагово, как прошивать документы в три точки:

Документы следует сложить в ровную стопку. С левой стороны на полях нужно проколоть три отверстия, на расстоянии 1,5 сантиметра от края. Для прокола удобно использовать дырокол.

Все три отверстия должны быть на одной линии, и расстояние между ними не должно превышать трех сантиметров. Среднее отверстие должно быть посередине листа.

Процесс прошивки документов подробно описан в нашей статье с фотографиями.

Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив конец нити на задней стороне.
Затем протяните иглу через верхнее отверстие так, чтобы оба конца нити оказались на одной стороне.
Далее пропустите иглу через нижнее отверстие, чтобы она вышла на лицевую сторону.
После прохождения нити через все отверстия, завяжите её узлом на обратной стороне документов, оставив концы длиной пять сантиметров. Для завершения приклеите к узлу заверительную записку.

Есть возможность использовать четыре отверстия для прошивки документов, что выполняется довольно просто. Проколите четыре отверстия по прямой линии.

Затем прошейте бумаги, начиная с первого отверстия, оставив на обратной стороне ниточный конец. Как и в предыдущем случае, завершите процесс приклеиванием узла. Для лучшей прочности рекомендуется прошить документы дважды.

Схема прошивки для налоговой отчетности

Часто организации имеют определенные требования к оформлению документов, включая налоговую. Бумаги должны быть оформлены так, чтобы не было оснований для их отказа.

Документы прошиваются тремя отверстиями с интервалом в три сантиметра. Для прошивки используется капроновая нить или шпагат. После этого узелок приклеивается на бумажную записку размером 3 на 5 сантиметров, оставляя концы нити свободными и ставя заверительную подпись и печать. Бухгалтерские отчеты рекомендуется прошивать в пять отверстий и приклеивать узелок папиросной бумагой.

Заверительная запись

После завершения прошивки всех документов необходимо составить заверительную запись. Возьмите лист бумаги размером 4 на 6 сантиметров и напишите на нем: «Прошито и пронумеровано … (указать количество) листов». Количество листов указывается цифрами и прописью. Затем укажите должность и подпишитесь, указав дату. Эту записку приклеивают поверх узелка, оставляя концы нити свободными. Печать должна частично находиться на записке и частично на документах.

Заверительная запись должна быть оформлена аккуратно, так как она подтверждает неприкосновенность документов. При повреждении записи становится видно, что документы были нарушены.

Варианты прошивки

Существует несколько способов прошивки документов:

Использование иглы и нити подходит для небольших объемов.
Для более крупных дел используют дырокол и нить.
Для обработки больших объемов документов применяют дрель и шуруповерт.
В типографиях можно воспользоваться автонумератором и переплетным станком для быстрой обработки большого количества бумаг.

Советуем прочитать: Реинтеграция: Определение и Процесс

Заключение

В данной статье были рассмотрены основные методы прошивки документов. Важно помнить, что каждая организация имеет свои требования к обработке бумаги. Необходимо уточнить их перед подачей документов, особенно в случае с налоговой. Иногда требуется приложение описи документов на отдельном листе, а сами бумаги желательно подавать в папке. Знание таких моментов помогает избежать задержек и недоразумений.

Пошаговые инструкции и схемы прошивки документов в 3 и 4 дырки

Оригиналы или копии документов прошиваются нитками согласно ГОСТ Р61141-98. Ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки.

После прошивки бумаги следует заверить в установленном порядке, указав количество листов, и поставить подпись с печатью.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Для сохранения ценных бумаг в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело» необходимо осуществлять процедуру прошивки. Эта мера направлена на защиту документов от утраты и подмены, что подтверждается Приказом Росархива от 23 января 2009 года №76.

Прошивка документов обязательна для таких категорий:

кадровых;
проверочных;
архивных;
бухгалтерских.

Также под прошивку могут подлежать другие важные документы для владельца и контрагентов компании.

Стандартная схема прошивки требует наличия определенных инструментов: обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Распространенные методы прошивки включают:

Прошивка в две дырки – наиболее распространенная схема, требующая расстояния между отверстиями не менее 5 сантиметров и узелка на лицевой стороне.
Прошивка в три дырки – требует равномерного размещения отверстий и создания «восьмерки» нитями с соединением на внутренней стороне листа.
Прошивка в четыре дырки – аналогична предыдущей, но с двойной «восьмеркой».
Прошивка в пять дырок – наиболее надежный метод для важных документов, использующий две «восьмерки».

Отверстия всегда делаются с левой стороны документа, а нити фиксируются узлом, концы которых должны оставаться минимум на 7 сантиметров.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Журналы и другая документация второстепенной важности прошиваются в три прокола с использованием стандартных инструментов.

Детальная пошаговая инструкция для прошивки в 3 дырки:

Шаг 1. Игла проходит через центр листа изнутри наружу.
Шаг 2. Второй прокол делается с лицевой стороны ближе к краям листа.
Шаг 3. Третий прокол снова с тыльной стороны завершает процесс.

Схемы прошивки для документов в 3 и 4 дырки:

После завязывания узла следует оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист размером 6х4 сантиметра приклеивается на узел и подписывается.

Нумерация листов должна соответствовать порядку прошивки, начиная с «единицы». Для журналов используется стандартная схема нумерации, но для других документов требуется специфический подход.

При сшивке писем сначала нумеруется конверт, затем его содержимое.
Для нумерации чертежей и графических материалов, которые не должны иметь пометок на лицевой стороне, используется обратная сторона листа.

Нумерация всегда размещается в правом верхнем углу. Описание не требует нумерации.

Как заверить прошитые документы?

Заверительный лист приклеивается к узлу на обратной стороне сшитых документов с помощью клея ПВА. На листке указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя, а также дата прошивки.

Описание может быть подробным и включать информацию о содержании, количестве листов, адресате, примечаниях и чертежах.

Возможно указание числа ошибок, исправлений и других аспектов согласно ГОСТ может быть сокращено до указания только числа и названия документа (или объекта), который проходил подшивку.

Как правило, руководитель обязан полностью указать свои ФИО, должность и расшифровать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны размещаться таким образом, чтобы они одновременно находились и на лицевой стороне, и на тыльной стороне самого документа.

Процесс прошивки и заверки копий

Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, однако техника должна быть стандартной.

Если копии не сшиты, на каждой из них придется ставить заверительные отметки, что является неэффективным.

Обычно копии сшиваются двумя или тремя проколами, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего указывается только количество и характер сшитых копий. Часто используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата указывается в соответствии с общими правилами.

Выводы

Согласно ГОСТ Р61141-98, оригиналы и копии документов необходимо сшивать. Количество отверстий для сшивки бумаг может варьироваться от 2 до 5. Конец нити должен быть не менее 7 сантиметров для удобства завязывания узла.

Необходимые инструменты и материалы: нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Листы нумеруются арабскими цифрами, номера в стандартных случаях располагаются в правом верхнем углу.

Заверительный лист крепится на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. Также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его подпись с расшифровкой.

Советуем прочитать: МФЦ в Рассказово

Печать ставится так, чтобы ее часть была на листе, а часть – на самом документе.

Как правильно прошивать документы в 2024 году

Прошивка документов — это метод систематизации рабочей бумажной документации, используемый в делопроизводстве и при архивном хранении. В данной статье представлены рекомендации по правильному выполнению процесса с использованием различных способов и ГОСТов.

как правильно прошивать документы по ГОСТу;
существующие способы;
подробная инструкция.

Варианты сшивки

При выборе метода сшивки документов важно учитывать рекомендации руководства, специфику деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В классическом варианте отдельные листы комплектуют и скрепляют нитями. Этот способ подходит для небольших объемов документации. Для этой цели используют иглу или дырокол. Нить крепят наклейкой с заверительной надписью.

Для скрепления больших дел используют шуруповерт, плотную ленту или веревку. Переплетные машины или станки для прошивки необходимы для обработки больших объемов бумаг, собранных в дела. Специализированные устройства и брошюровочные машины позволяют значительно ускорить процесс сшивки. Объемные папки скрепляются металлическими или пластиковыми пружинами, что облегчает их расшивку и последующее сшивание. Брошюровочные станки позволяют выполнить традиционную сшивку иглой и нитками.

Примеры основных кадровых документов на 2023 год

Бес

Шаг 4 На каждом листе необходимо сделать пометку: «Прошнуровано, пронумеровано». Также следует указать количество листов и ФИО ответственного лица.

Как упростить ведение личных дел: основные принципы

Как прошивать документы в уголок

Шаг 1 Сложите бумаги в стопку и загните левый верхний угол на обратную сторону.

Шаг 2 Проколите отверстие и прошейте через две дырки.

Шаг 3 Закрепите нити пломбой, на которой укажите количество листов и ФИО ответственного.

Новые требования к кадровикам и новые обязанности

В курсе собраны все изменения в работе экспертов за 2023-2024 гг.: по отчетности, проведению медосмотров, воинскому учету, оформлению льгот для сотрудников с детьми-инвалидами.

Получите демо-доступ и опробуйте обучение на 3 дня бесплатно.

Как просверлить документы на 3 отверстия: подробная инструкция

Шаг 1 Сложите бумаги в стопку и просверлите слева 3 отверстия, с отступом 1 см от левого края.

Шаг 2 Вставьте иголку с нитками в среднее отверстие с тыльной стороны.

Шаг 3 Свяжите концы нити узлом с оборотной стороны и запломбируйте, как описано выше.

Административное делопроизводство «с нуля»

Уничтожение личных данных

Как просверлить документы на 4 отверстия

Шаг 1 Слева от стопки бумаг просверлите 4 отверстия на расстоянии 2 см друг от друга.

Шаг 2 Протяните нить через 3-е отверстие с тыльной стороны и продолжайте в соответствии с схемой.

Важно помнить, что все эти методы подходят для просверливания небольшого количества документов. Если же у вас папка из 250 листов, использовать дырокол или иголку не имеет смысла. В таком случае лучше использовать шуруповерт или переплетный станок. Папку следует прошивать шпагатом или скреплять металлическими или пластиковыми пружинами.

Мини-курс. Как перевести компанию на КЭДО

Основные правила просверливания документов:

нумеровать листы, а не страницы;
число листов в папке не должно превышать 250, при большем количестве необходимо создать отдельный том;
опись дела не подлежит нумерации;
использовать арабские цифры;
допускается литерная нумерация;
в дело включают сначала письма, пронумеровав сначала конверт, а затем вложенные листы;
приложения к делам формируются в отдельные тома и нумеруются отдельно.

Наклейки для просверливания нужны для фиксации нити с оборотной стороны. На них указывается количество листов и они служат для опечатки дел, где свою подпись ставит ответственный сотрудник. Кроме того, на наклейке указывается: «Прошнуровано, пронумеровано» и указывается дата создания томов или дел.

Мини-курс. Как провести аудит документов о персональных данных
Досье на сотрудника: как собирать и безопасно хранить документы о личной жизни

Советуем прочитать: Инспекция по труду в Приморском крае

столько авторов делятся своим
контентом каждую неделю

вы можете самовыражаться в коротких роликах,
длинных видео, постах и лонгридах

служба поддержки готова круглосуточно ответить на ваши вопросы

Гаджеты и IT Спорт Еда Красота и стиль Путешествия Наука Искусство Личный транспорт

4,5 млн

Более 10 млн

Более 20 млн

Более 7 млн

Более 6,6 млн

12 млн

4 млн

9 млн

Как развивать канал

Будьте собой
или пробуйте новое

создавайте контент в своём стиле — и в любом формате

Умение эффективно оформлять бумаги важно для каждого офисного работника. Это процесс, который требует точности и аккуратности, чтобы каждый документ выглядел профессионально и организованно. Необходимость владения этим навыком возникает не только у секретарей и администраторов, но и у всех, кто имеет дело с письменной документацией.

Оформление документов – это больше, чем просто проколоть листы бумаги и сшить их вместе. Это искусство, которое включает в себя выбор подходящих материалов, правильное позиционирование текста и графики, умение создать удобную и понятную структуру. В современных условиях это также означает использование специализированного оборудования и технологий для достижения оптимальных результатов.

Оформление документации включает в себя не только внешний вид, но и юридическую значимость каждого документа. Точность и порядок в оформлении способствуют не только эстетике, но и улучшению понимания и эффективности обмена информацией в офисе. Владение техникой оформления документов – это ключевой элемент профессионального успеха в современном деловом мире.

Инновационные методы прошивки для повышения эффективности работы

Современные подходы к соединению документов через четыре специальных отверстия уходят далеко за рамки традиционного использования иголки и ниток. Они направлены на оптимизацию процессов связывания бумажных материалов, что существенно улучшает продуктивность рабочих процессов.

Экологические аспекты прошивки документов: выбор материалов

Раздел посвящён значимости выбора материалов для прошивки документов с точки зрения их влияния на окружающую среду. Каждый этап процесса, начиная от выбора самых подходящих материалов и заканчивая их последующим использованием, имеет прямое влияние на экологическую устойчивость и общую эко-безопасность.

Материалы, используемые для прошивки, должны быть экологически безопасными и устойчивыми к разрушению, чтобы минимизировать отрицательное воздействие на природные ресурсы. Выбор устойчивых материалов способствует уменьшению экологического следа прошивочного процесса.

При выборе материалов для прошивки важно учитывать их перерабатываемость и возможность повторного использования. Оптимальные материалы не только обеспечивают долговечность и надёжность, но и поддерживают принципы устойчивого развития и экологической ответственности.

Этот HTML-раздел описывает экологические аспекты выбора материалов для прошивки документов, подчеркивая их важность для устойчивого использования ресурсов и минимизации негативного влияния на окружающую среду.

Искусство оформления документов: современные тенденции

Сегодняшний мир требует не только точности и надежности в подготовке документации, но и эстетического восприятия её оформления. Важно не только удовлетворить технические требования, но и создать впечатление о профессионализме и заботе о деталях. Современные тенденции в искусстве оформления документов отражают стремление к гармонии между функциональностью и визуальным воздействием.

Основные аспекты современного оформления документов
Минимализм	Индивидуальность
Инновации в материалах	Экологическая устойчивость
Цветовые решения	Цифровизация процессов

В современном мире тенденции в оформлении документации включают в себя стремление к минимализму, что облегчает восприятие информации и подчёркивает её важность. Одновременно важно выделяться среди массы, используя индивидуальные подходы и нестандартные решения. Использование инновационных материалов помогает не только повысить качество и долговечность документов, но и сделать шаг в направлении экологической устойчивости.

Цветовые схемы становятся важным элементом визуальной идентификации, а цифровизация процессов оформления документов упрощает их хранение и передачу, делая всю процедуру более удобной и эффективной. Эти аспекты в совокупности формируют современные стандарты в искусстве оформления документов, отвечающие вызовам нашего времени и подчёркивающие профессионализм и внимание к деталям в каждом документе.

Этот HTML-раздел представляет раздел статьи о современных тенденциях в оформлении документов, акцентируя внимание на минимализме, индивидуальности, использовании инновационных материалов, экологической устойчивости, цветовых решениях и цифровизации процессов.

Выбор принтера для прошивки документов

Ключевые характеристики принтера для прошивки документов
Характеристика	Описание
Тип принтера	Выбирайте устройства, способные осуществлять точное размещение текста и изображений на странице.
Формат бумаги	Предпочтительно устройства, поддерживающие стандартные форматы бумаги, на которые вы будете наносить переплеты.
Разрешение печати	Необходимо высокое разрешение для достижения четкости и точности нанесения текста и изображений.
Совместимость с материалами	Убедитесь, что принтер поддерживает использование специализированных игл и ниток для качественной прошивки документов.
Скорость печати	Важно учитывать производительность устройства при выполнении задач по прошивке документов для оптимизации рабочего процесса.