Отказ от сотрудничества Образец письма для эффективного взаимодействия | Администрация Титовского сельского поселения Тверской области

Чем больше известна компания, тем чаще на почтовый ящик поступают разнообразные предложения от потенциальных партнеров и других компаний, которые не имеют с ней деловых отношений. Невозможно принять участие во всех предложенных деловых встречах и бизнес-семинарах из-за ограниченности времени. Это понимают как приглашенные лица, так и отправители приглашений, поскольку зачастую предложения приходят в виде массовых рассылок. Но не следует пренебрегать такими сообщениями только потому, что они кажутся неинтересными. Неотклик на приглашение может быть воспринят как недружественный жест. Поэтому важно отправить ответное письмо, в котором будет сформулирован ваш отказ от участия в мероприятии с извинениями и искренними сожалениями. Профессионально оформленный отказ поможет сохранить дружеские отношения с отправителем, несмотря на решение не принимать участие в его мероприятии.

Сложности при написании писем-отказов

Если вы находитесь в ситуации, где вам необходимо отказать потенциальному партнеру из-за объективных причин, важно передать ваше намерение начать сотрудничество в ближайшее время. Сочетание этих двух идей может показаться противоречивым, поэтому необходимо подобрать правильные слова для выражения вашего решения.
Если вы общаетесь с постоянным партнером и не хотите навредить вашим отказом, вы можете выразить свою готовность к продолжению сотрудничества. Одновременно, вы понимаете, что ваше участие в определенном мероприятии важно для вашего партнера. Вам нужно отклонить его предложение таким образом, чтобы показать ваше внимание к деловым интересам партнера и убедительно объяснить ваши причины.
Если вы общаетесь с реальным человеком и уверены, что ваше сообщение будет прочитано внимательно, продумайте свое отказное письмо. Необходимо аргументировать свою позицию и сохранить хорошие отношения.
Если вы ведете переписку с важным участником вашей отрасли или представителем известного издания и вам приходится отказывать, не забудьте о сохранении своей репутации.

Каждая из этих ситуаций может быть рискованной, но правильно составленное письмо с отказом от участия поможет честно выразить свою позицию без ухудшения обстановки. Отказы – это обычная практика в бизнесе. Чем раньше вы научитесь выражать их корректно, тем лучше для вашего делового имиджа.

Как правильно оформить отказное письмо?

Для составления отказного письма необходимо придерживаться стандартных правил, установленных для деловой переписки. Если нужно отправить письмо по почте или факсу, важно соблюдать следующие моменты:

Используйте для ответа исключительно фирменный бланк компании.
Удостоверьтесь, что отказ подписан генеральным директором или уполномоченным лицом.
Обязательно оформите документ так, чтобы он имел официальное подтверждение.

При отправке отказа по электронной почте, важно уделить внимание заголовку. От него зависит первое впечатление от письма и общее настроение при его прочтении. Если вы рассчитываете на то, что ваше сообщение будет прочитано, и планируете дальнейшие деловые отношения с получателем, рекомендуется избегать отрицательных формулировок в заголовке. Вполне возможно, что адресату не захочется открывать письмо с заголовком «Отказ от участия в мероприятии», поэтому целесообразнее выбрать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и т.д.

Для корректного отказа от участия в мероприятии в деловом письме необходимо придерживаться правил делового этикета. Начните с обращения в соответствии с указанными данными в приглашении. Если известно только имя и отчество адресата, можно использовать приветствие следующего вида:

Бывает так, что известна только фамилия и инициалы отправителя. В таком случае уместно обратиться по фамилии и общепринятому в России деловому обращению (господин, госпожа):

Советуем прочитать: Благодарственное письмо за сотрудничество: шаблоны и примеры текста

Использование инициалов не рекомендуется: это выглядит неопрятно и невежливо. Если сообщение отправлено от имени компании и ничего не известно об адресате, можете использовать стандартное обращение «Уважаемые господа!» — этого достаточно для выражения уважения в отсутствие другой информации.

Чтобы уведомить отправителя о том, на какое именно обращение направлен заказ, необходимо даже при ответе на письмо по электронной почте обратить на это внимание. Для этого можно воспользоваться двумя методами: указать ссылку на запрос в специальном реквизите под номером и датой письма (как правило, подобные реквизиты присутствуют в стандартных официальных бланках), либо сразу в начале обращения сообщить эти данные. В случае выбора второго варианта, письмо должно начинаться с указания:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Предложение отклонить следует сформулировать так, чтобы не причинять обиду прямым отказом, особенно если данные о письме уже указаны в реквизитах. Первые строки должны быть наполнены позитивом. Следует выразить признательность за отправленное приглашение и отметить особые возможности, предложенные адресантом. Также стоит начать письмо с вежливого сожаления о необходимости отклонить приглашение по объективным причинам. Для облегчения процесса можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет подстраивать под конкретную ситуацию:

Выражаем благодарность за интересное предложение, однако…

Мы признательны за приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за возможность принять участие в…

К сожалению, у нас не получится принять участие в вашем мероприятии из-за…

Подтверждение заинтересованности в сотрудничестве – важный аспект. Даже если у вас нет планов на деловое взаимодействие с отправителем, проявите желание укрепить связи. Это основное правило делового этикета: каждый, кто прислал вам приглашение, заслуживает внимания. Отказ – обычное явление, которое не должно восприниматься как оскорбление. Однако несоблюдение элементарных правил вежливости может негативно отразиться на вашей репутации, особенно если вы отвечаете аналогичным образом всем партнерам.

Выражайте заинтересованность на всех этапах. Если к письму прикреплены дополнительные файлы, укажите, что их изучили:

Мы внимательно изучили ваше предложение…

Мы внимательно изучили представленные материалы…

После выражения благодарности за интерес, следует указать причину отказа. Это покажет вашу заинтересованность и уважение к адресату.

После всех формальностей важно завершить письмо положительной ноткой. Выразите надежду на будущее сотрудничество и новые возможности. Таким образом, вы смягчите отказ и продемонстрируете желание сохранить деловые связи.

9 секретов успешного написания писем с отказом

Отказные письма — это обязательная часть бизнес-корреспонденции, хотя и не самая приятная. В любом случае, в рабочей переписке мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа могут быть разнообразными: они могут быть как объективными, так и субъективными.

Проблемы с написанием отказных писем возникают, когда:

необходимо отказывать «интересному» получателю по ряду объективных причин;
неприятно отвечать отказом;
важно сохранить расположение и лояльность получателя.

Как же написать письмо-отказ вежливо и правильно, чтобы не мучили угрызения совести, а получатель не стер вас из своей памяти навсегда?

Прежде всего, важно понимать, что отказ необходим в процессе делового общения. Каждый участник ставит перед собой определенные цели и интересы, которые могут не совпадать. Поэтому важно уметь отказывать грамотно и корректно, чтобы поддерживать конструктивный диалог.

Советуем прочитать: Михаил Иванович Барсуков

Важно также уважать позицию собеседника, но при этом быть честным и четким в своих решениях. Нельзя угождать всем, и иногда нужно сделать выбор в пользу своих интересов.

Этот материал предлагает 9 секретов правильного составления отказа, который поможет вам в деловых переговорах.

Главное правило при написании письма с отказом — быть тактичным и вежливым. Сначала обоснуйте свое решение, чтобы ваш собеседник мог понять вашу позицию, а затем ясно выразите свое решение.

Давайте разберемся по порядку. Чтобы отказ звучал выверенно и вежливо, необходимо следовать определенной схеме:

1. Начните письмо с обращения к адресату по имени и отчеству.

«Уважаемый Иван Степанович, здравствуйте!»

2. Поблагодарите за проявленный интерес к вашему предложению:

«Благодарим вас за проявленный интерес к нашему предложению!»

3. Поясните контекст. Важно дать информацию о теме письма, не давая при этом окончательного ответа.

«Мы хотим сообщить вам об итогах рассмотрения вашего запроса на получение гранта для центра онлайн-обучения…»

Объединение благодарности и контекста письма в один блок:

«Выражаем благодарность за отправленную заявку на получение гранта для центра дистанционного обучения и информируем о решении экспертной комиссии…»

4. Подтвердите, что вы ознакомились с отклоненным материалом. Отказное письмо должно содержать конкретные факты и термины, которые знакомы адресату. Отсутствие индивидуализации может вызвать негативную реакцию и оттолкнуть потенциальных партнеров.

«Мы изучили информацию о вашем профессиональном опыте и компетенциях».

«Комиссия внимательно рассмотрела представленные вами данные и результаты исследований».

5. Проявите свое понимание и сострадание.

«Мы понимаем, насколько важно для вас участие в данном проекте».

«Мы разделяем ваш интерес к результатам…»

«Члены комиссии разделяют ваше беспокойство о том, что…»

6. Сделайте комплимент адресату, подчеркните достоинства предложения, которые вам понравились — это поможет адресату сохранить свою репутацию.

«Организация дистанционного обучения является ключевым фактором в улучшении текущей ситуации».

«Ваши страсть и быстрая обучаемость – это очень ценные качества для сотрудника».

«Ваш опыт и знания должны быть отмечены».

7. А теперь пришло время сказать «…, но…». Обоснуйте свое отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивном или нейтральном свете. Объяснения не должны выглядеть как извинения. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные аргументы для адресата.

В настоящее время меньше 1% жителей регионов имеют доступ к Интернету из-за отсутствия технической инфраструктуры. Планируется выделить средства на развитие инфраструктуры только в следующем году, согласно планам государственных структур.

В настоящий момент требуется опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки для расширения штата дирекции компании, но это планируется только в следующем году.

Отказывайте красиво, используя фразу: «… ты для меня слишком хорош».

Выделение гранта для организации дистанционного обучения в отсутствие технической возможности выхода в Интернет кажется преждевременным. Запуск проекта без необходимой технической базы может лишь дискредитировать хорошую идею.

В настоящее время не видим необходимости в открытии вакансии помощника из-за отсутствия подходящего специалиста, который смог бы передать свои знания коллегам.

Письмо-отказ должно быть ясным и содержать четкое объяснение причин, по которым было принято решение отказать:

«К сожалению, на данный момент мы выбрали другого кандидата, у которого опыт работы более соответствует требованиям данной должности».

Советуем прочитать: СНИЛС. Его внешний вид и правильное оформление

9. Предложите альтернативу адресату. Проявите понимание и оставьте ему надежду на возможное будущее сотрудничество, поскольку он может быть интересным для вас в дальнейшем.

«К сожалению, в настоящее время мы не можем помочь вам в реализации ваших планов в различных регионах. Возможно, в следующем году ситуация с интернетом улучшится, и ваши планы смогут быть осуществлены. Мы предлагаем вам направить их на рассмотрение в ….

Мы будем рады рассмотреть ваше резюме при появлении новых вакансий».

«Если в ближайшем будущем что-то изменится, мы с удовольствием вернемся к рассмотрению вашей заявки».

Многие HR-специалисты не отвечают на отправленные резюме из-за нехватки времени. Но это не очень вежливо, так как соискатели ждут результатов и хотят знать судьбу вакансии, на которую они претендуют. В качестве варианта используется стандартное письмо-отказ.

Предлагаем рассмотреть стандартное письмо-отказ на резюме:

После внимательного изучения представленного вами резюме, мы вынуждены сообщить о решении. В настоящее время ваша кандидатура не соответствует всем требованиям, установленным для этой вакансии. Мы благодарим вас за интерес к нашей компании и желаем успехов в поиске работы.

Предлагаем вам трансформировать это типовое письмо, используя 9 секретов:

Мы благодарим вас за предоставленное резюме и информируем вас о результате отбора на вакансию Х в компании ХХХ. Специалисты отдела кадров внимательно изучили ваше резюме. Мы понимаем, насколько важно для вас выиграть конкурс и получить эту должность. Ваш опыт и знания действительно заслуживают признания. К сожалению, на данный момент решение остановилось на другом кандидате, чей опыт работы более подходит для требований, предъявляемых к должности. Мы будем рады рассмотреть ваше резюме в случае появления новых вакансий.

Использование рекомендаций из девяти секретов позволит автору (компании-отправителю) создать образ грамотного, вежливого и цивилизованного партнера в деловом общении.